Exportar el tablero a PDF

No todos en una obra quieren abrir una aplicación. A veces necesita el trabajo en papel: clavado en la pared de la caseta de obra, entregado a un subcontratista o adjunto a un correo electrónico para el cliente. Wyroo puede convertir su tablero en un PDF ordenado (un documento imprimible) para que el plan le acompañe a todas partes, incluso donde no hay cobertura.

El tablero es su lista de trabajo compartida, dispuesta en columnas. Una tarjeta es una sola tarea en ese tablero. Si estos términos son nuevos para usted, empiece por El tablero (Kanban) y Trabajar con tarjetas.

Qué puede hacer aquí

La exportación crea un PDF puntual a partir de su tablero. Usted decide qué incluye:

• Columnas: elija qué columnas incluir (por ejemplo, deje fuera una columna “Finalizado” que no necesita en papel).
• Agrupación: agrupe las tarjetas por columna o por rol, de modo que el documento quede ordenado de la manera que convenga al lector.
• Filtros: acótelo a un tipo de tarjeta, un rol o una persona, para que cada uno vea solo lo que le resulta relevante.
• Tarjetas finalizadas: incluya las tarjetas terminadas o déjelas fuera para una vista limpia de “lo que queda”.
• Códigos QR: añada a cada tarjeta un pequeño código de barras cuadrado que, al escanearlo con un teléfono, abre esa tarjeta en línea.

El PDF lleva una marca discreta con el nombre y el código de su proyecto, la fecha y la hora de su creación, y un número de página en cada página. Cada tarjeta muestra su número y su título, además de todo lo que tenga: a quién está asignada, sus roles, sus etiquetas, su fecha de vencimiento y el progreso de sus subtareas (por ejemplo “3/5”). Debajo se imprime la descripción de la tarjeta, y se enumera cada subtarea una por una, marcada como completada o no, junto con la persona a la que está asignada.

Cómo exportar el tablero

1. Abra el tablero de su proyecto.
2. Seleccione Exportar PDF.
3. En la ventana que se abre, marque las Columnas que desee. De forma predeterminada, todas las columnas activas están seleccionadas.
4. En Agrupar por, elija Columna o Rol.
5. Utilice los filtros Tipo, Rol y Asignado a si quiere acotar la lista. Déjelos en Cualquiera para incluirlo todo.
6. Active Incluir tarjetas finalizadas si quiere el trabajo terminado en el documento.
7. Active o desactive Código QR en cada tarjeta. Está activado de forma predeterminada.
8. Seleccione Descargar. Su navegador guarda el PDF, con el nombre de su proyecto.

Consejo: las opciones de la ventana son independientes de los filtros del tablero que pueda haber establecido en pantalla. Configúrelas aquí exactamente como quiere que se lea el PDF.

Usar códigos QR en la obra

Un código QR es un pequeño código de barras cuadrado que se escanea con la cámara del teléfono. En la exportación aparecen dos tipos:

• El QR del tablero en la parte superior de la primera página abre el tablero en línea, con los mismos filtros que exportó. Escanéelo para saltar del papel de vuelta al tablero en vivo.
• El QR por tarjeta abre esa tarjeta concreta. Entregue una hoja impresa a un subcontratista, deje que escanee la tarjeta en la que está trabajando y accederá directamente a ella (sin buscar).

Ambos enlaces están protegidos por inicio de sesión. Si alguien que no ha iniciado sesión escanea un código, solo verá la pantalla de acceso y nada más, de modo que una impresión olvidada sobre una mesa no filtra su proyecto.

Consejos prácticos

• Cree una hoja específica filtrando por un rol o una persona, para que un oficio reciba solo sus propias tareas.
• Agrupe por rol cuando al lector le interesa quién hace qué; agrupe por columna cuando le interesa la fase del trabajo.
• Deje fuera las tarjetas finalizadas para una hoja rápida de “lo que queda por hacer”, o inclúyalas cuando necesite un registro completo.
• Vuelva a exportar en cualquier momento. El PDF es una instantánea del momento en que lo crea, así que genere uno nuevo cada vez que el tablero avance.
• Las columnas vacías se omiten automáticamente, de modo que el documento se mantiene compacto.

Para trabajar en el tablero en vivo en lugar de en una impresión, consulte el backlog y los filtros. Para configurar los roles por los que puede agrupar y filtrar, consulte Roles y responsabilidades.