Compartir archivos

A veces las personas que necesitan un plano, una foto o un presupuesto no están en el equipo del proyecto. Un proveedor, un inspector de obra, la pareja de un cliente. Wyroo le permite compartir un solo archivo, o una carpeta entera, con personas ajenas al proyecto mediante un enlace seguro, sin darles una cuenta ni acceso al resto del proyecto.

Esto forma parte del área de archivos del proyecto, que puede que todavía sea una vista previa en su cuenta o que aún no esté activada. Si no ve una opción para compartir, está en camino.

Qué puede hacer aquí

Compartir le da a alguien ajeno al proyecto una forma segura de ver y descargar un archivo o una carpeta. Esa persona no puede ver nada más del proyecto y no puede modificar el archivo. Usted mantiene el control del enlace en todo momento.

Hay dos maneras de compartir, y puede usar ambas a la vez:

• Invitar a personas por correo electrónico. Es la forma principal. Escribe una o más direcciones de correo electrónico y Wyroo envía a cada persona su propio enlace privado. Puede ver quién lo ha abierto y quién ha descargado el archivo. Es la opción más segura, porque el enlace está vinculado a esa persona.
• Activar un enlace público. Es opcional. Crea un enlace que cualquiera que lo tenga puede abrir, sin necesidad de invitación. Útil cuando quiere pegar un enlace en un chat o en un hilo de mensajes, pero menos privado, porque cualquier persona a la que se reenvíe el enlace también puede abrirlo.

Cuando comparte una carpeta, la persona puede abrir la carpeta, entrar en las subcarpetas que contiene y descargar archivos. Nunca puede subir “hacia arriba” ni salir de la carpeta que usted compartió, de modo que el resto del proyecto sigue siendo privado.

Cómo compartir con personas concretas

1. Abra el área de Archivos de su proyecto.
2. Busque el archivo o la carpeta que quiere compartir. Seleccione la acción Compartir en su fila (el icono de compartir).
3. En el cuadro de diálogo, escriba una o más direcciones de correo electrónico en el campo de invitación. Puede pegar varias a la vez, separadas por espacios o comas.
4. Opcionalmente, añada un mensaje breve para que la persona sepa qué está recibiendo.
5. Seleccione Enviar invitaciones. Cada persona recibe un correo electrónico con su marca y con su propio enlace personal.

Una vez invitada, cada persona aparece en una lista dentro del cuadro de diálogo. Puede ver si ya ha abierto el archivo y cuántas veces lo ha descargado. Desde esa lista puede Volver a enviar (reenviar el correo electrónico) o Quitar a alguien, lo que corta únicamente el enlace de esa persona.

Cómo crear un enlace público

1. Abra el cuadro de diálogo de compartir para el archivo o la carpeta, como arriba.
2. Active Cualquiera con el enlace puede abrirlo.
3. Aparece un enlace. Seleccione el icono copiar para copiarlo y luego péguelo donde lo necesite.

Volver a desactivar esto hace que el recurso compartido sea solo por invitación, de modo que el enlace público deja de funcionar mientras que las personas invitadas conservan los suyos.

Cómo mantener seguro un recurso compartido

El cuadro de diálogo de compartir le ofrece algunos controles. Se aplican a todas las personas con las que comparte.

• Caducidad. De forma predeterminada, un recurso compartido deja de funcionar después de 30 días. Puede elegir 7, 30 o 90 días, o “Sin caducidad”. Un plazo más corto es más seguro para archivos sensibles.
• Contraseña. Puede establecer una contraseña opcional. La persona tiene entonces que escribirla antes de poder ver o descargar. La contraseña se almacena de forma segura (nunca se le vuelve a mostrar), así que compártala con el destinatario a través de un canal aparte, como una llamada telefónica o un mensaje.
• Confirmar su correo electrónico. Cuando esto está activado, se pide a la persona invitada que confirme la dirección de correo electrónico a la que usted envió el enlace antes de poder ver el archivo. Esto hace que un enlace reenviado sea mucho menos útil para cualquier otra persona.
• Revocar. En cualquier momento puede seleccionar Revocar para desactivar por completo el recurso compartido. Todos los enlaces, público y personales, dejan de funcionar al instante. Si vuelve a compartir el mismo archivo más adelante, Wyroo crea un enlace nuevo, de modo que un enlace antiguo y revocado nunca puede volver a la vida.

Consejo: para cualquier cosa sensible, combine una caducidad corta con una contraseña y “Confirmar su correo electrónico”. Cada capa es fácil de añadir y se acumulan.

Conviene saber

• Un archivo compartido muestra siempre la última versión. Si sube una nueva versión, el mismo enlace sigue funcionando y muestra el archivo nuevo.
• Cada archivo o carpeta tiene un enlace de compartir activo a la vez. Volver a compartir sustituye el anterior.
• Los destinatarios solo pueden ver y descargar, nunca editar, y nunca ven el resto de su proyecto.
• Una etiqueta de estado de compartir aparece en la fila del archivo en la biblioteca, de modo que puede saber de un vistazo qué está compartido y hasta cuándo.