Roles y responsabilidades

En un proyecto real de construcción o interiorismo intervienen muchas personas: un arquitecto, un contratista principal, un electricista, el cliente y más. Los roles en Wyroo le permiten nombrar esas partes e indicar quién desempeña cada una. Así, todos ven de un vistazo quién es responsable de qué, y usted puede mantener informadas a las personas adecuadas sin añadirlas a cada detalle del proyecto.

Un rol responde a la pregunta “¿quién realiza este trabajo?”. No es lo mismo que los permisos de acceso, que controlan lo que alguien puede ver y modificar en la aplicación. Explicamos esa diferencia más abajo.

Lo que puede hacer aquí

• Añadir roles a un proyecto (por ejemplo arquitecto, contratista, electricista).
• Asignar personas a cada rol. Pueden ser miembros del equipo, colaboradores del proyecto, o simplemente una dirección de correo electrónico para alguien que aún no tiene cuenta.
• Enviar a un rol un breve resumen por correo electrónico de las tarjetas (tareas) que le conciernen. Este correo se llama el resumen de rol.
• Silenciar un rol para que deje de enviar el resumen programado, o enviar una actualización de inmediato cuando lo desee.

Los roles se encuentran en los ajustes del board del proyecto. Un rol también puede existir sin personas todavía. No hay problema: es un espacio reservado que puede rellenar una vez que sepa quién realiza el trabajo.

De dónde proceden los roles

Los roles se definen primero una vez para toda su empresa, de modo que no tenga que volver a escribirlos en cada proyecto. Un administrador los configura en Ajustes, en el catálogo de roles. Cada rol tiene un nombre (como “Arquitecto” o “Contratista principal”), un color para que destaque en el board y una descripción breve opcional de lo que abarca.

Un rol puede marcarse como “Añadir a los proyectos nuevos”. Los roles marcados así forman su conjunto estándar y se añaden automáticamente a los proyectos que usted crea. En cualquier proyecto existente puede incorporar ese conjunto estándar con el botón Aplicar roles estándar.

Cómo añadir roles a un proyecto

1. Vaya a Ajustes > Ajustes del board (o a la pestaña Ajustes del board del board).
2. Localice la sección Roles.
3. Elija Añadir roles.
4. Marque uno o varios roles de su catálogo de empresa. Puede añadir varios a la vez.
5. Confirme. Los roles aparecen ahora en el proyecto, listos para que les asigne personas.

Si su catálogo está vacío, la página le enlaza al catálogo de roles para que un administrador pueda crear los primeros roles.

Cómo asignar personas a un rol

1. En la sección Roles, localice el rol que desea cubrir.
2. Elija Gestionar miembros.
3. Para añadir a alguien con cuenta, selecciónelo de la lista de miembros del equipo y colaboradores y, a continuación, añádalo.
4. Para añadir a alguien sin cuenta, cambie a la opción de contacto e introduzca su dirección de correo electrónico (y un nombre, si lo desea). Aun así recibirá el resumen de rol por correo electrónico, junto con una invitación para crear una cuenta.
5. Repita el proceso con todas las personas del rol. Para quitar a alguien, use el botón de quitar junto a su nombre.

Consejo: si el correo electrónico que introduce ya pertenece a un usuario de Wyroo, Wyroo vincula esa cuenta automáticamente para que la persona disfrute de la experiencia completa dentro de la aplicación en lugar de solo el correo electrónico.

Los administradores de la empresa también pueden asignar estos roles directamente desde la página del equipo de un proyecto: abra la tarjeta de un miembro del equipo, elija Gestionar roles y marque los roles que desempeña. Elegir un rol que el proyecto aún no usa lo añade aquí automáticamente.

Cómo funciona el resumen de rol

El resumen de rol es un correo electrónico breve que enumera las tarjetas abiertas vinculadas a un rol: el título de la tarjeta, en qué columna se encuentra y cualquier fecha límite (las tarjetas vencidas se señalan). Nunca incluye discusiones internas ni comentarios, por lo que es seguro enviarlo a clientes y socios externos.

• Las personas con cuenta reciben un enlace directo al board, filtrado por su rol.
• Las personas sin cuenta reciben la misma lista, además de un enlace para registrarse.

Usted controla el resumen en dos lugares:

1. Por rol. El icono de campana junto a un rol activa o desactiva su resumen programado. Un rol silenciado no envía nada según la planificación habitual.
2. Por persona. Dentro de Gestionar miembros, la campana junto a cada miembro permite que esa persona concreta se dé de baja, aunque el rol esté activo.

Para enviar una actualización de inmediato, use el botón de envío junto a un rol. Un envío manual sale aunque el rol esté silenciado, pero siempre respeta la baja de cada persona. Wyroo le muestra cuántas personas y cuántas tarjetas están implicadas antes de enviar.

Los roles no son permisos de acceso

Esto es lo más importante que debe recordar. Poner a alguien en un rol no le da acceso al proyecto. El acceso se gestiona por separado: consulte Su equipo para invitar a personas y decidir quién puede abrir el proyecto. Use los roles para describir la responsabilidad y mantener a las personas al día por correo electrónico; use los ajustes de acceso para decidir quién puede realmente abrir y editar el trabajo.

Consejo: un contacto solo por correo electrónico en un rol es una forma estupenda de mantener informado a un subcontratista o a un cliente sin darle una cuenta completa. Cuando esté listo, la invitación de su resumen lo configura.