Mit Karten arbeiten

Eine Karte ist eine einzelne Arbeit auf einem Board: eine Aufgabe, eine Frage, eine zu treffende Entscheidung oder ein zu behebendes Problem. Das Board ist Ihre gemeinsame Arbeitsliste, angeordnet in Spalten, über die Sie Karten ziehen, während die Arbeit von “Zu erledigen” zu “Erledigt” voranschreitet. In diesem Kapitel geht es um die Karten selbst: was darauf steht und wer was ändern darf.

Wenn das Board neu für Sie ist, beginnen Sie zuerst mit der Board-Übersicht.

Was sich auf einer Karte befindet

Jede Karte hat einen Titel und eine Nummer (etwa OAK-42). Die Nummer ist nach dem Erstellen der Karte fest, sodass sich Personen darauf beziehen können, selbst wenn der Titel später geändert wird. Darüber hinaus kann eine Karte so viel oder so wenig enthalten, wie Sie benötigen:

• Einen Typ, damit Personen auf einen Blick erkennen, um welche Art von Arbeit es sich handelt. Auf einem Projekt-Board sind die Typen Aktion, Problem, Entscheidung, Optimierung und Dokumente. Jeder hat seine eigene Farbe und sein eigenes Symbol.
• Eine Beschreibung, eine längere Notiz mit Platz für fetten Text, Listen und Links.
• Eine Priorität: Kritisch, Hoch, Mittel oder Niedrig.
• Ein Zugewiesen an: die eine Person, die für die Karte verantwortlich ist.
• Ein Startdatum und eine Frist. Eine Karte, deren Frist überschritten ist, wird als überfällig gekennzeichnet.
• Ein Epic: eine Möglichkeit, zusammengehörige Karten zu gruppieren (zum Beispiel “Kücheneinbau”).
• Tags: kleine farbcodierte Markierungen, die Sie auf Karten anbringen können, um sie nach Belieben Ihres Teams zu kennzeichnen.
• Rollen: die Personen oder Funktionen, die eine Karte betrifft (zum Beispiel den Elektriker oder den Kunden).
• Ein Raum: der Raum oder Bereich, zu dem die Karte gehört, wenn sie an einen Ort und nicht an die gesamte Arbeit gebunden ist.
• Unteraufgaben: eine Checkliste kleinerer Schritte mit einer Fortschrittsanzeige. Jede Unteraufgabe kann einer Person zugewiesen werden.
• Dateien und Anhänge: Zeichnungen und Fotos, die mit der Karte verknüpft oder an sie angehängt sind.
• Kommentare: das Gespräch über die Karte.

Eine Karte erstellen

Es gibt zwei schnelle Wege, eine Karte zu erstellen.

Am unteren Rand einer Spalte. Jede Spalte auf dem Board hat unten eine Schaltfläche zum Hinzufügen.

1. Öffnen Sie das Board.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen unter der Spalte, in die die Arbeit gehört.
3. Geben Sie einen Titel ein und drücken Sie die Eingabetaste. Die Karte erscheint in dieser Spalte, bereit zum Ausfüllen.

Von überall, mit der Schnell-hinzufügen-Palette. Das ist praktisch, wenn Ihnen eine Idee kommt und Sie sich nicht auf dem Board befinden.

1. Drücken Sie Cmd+K (Mac) oder Ctrl+K (Windows) von überall in Wyroo aus.
2. Geben Sie einen Titel ein.
3. Wählen Sie das Projekt, zu dem die Karte gehört. Wenn Sie sich bereits in einem Projekt befinden, wird es für Sie ausgewählt.
4. Wählen Sie optional jemanden aus, dem Sie sie zuweisen.
5. Senden Sie ab. Die neue Karte landet in der ersten Spalte des Projekts, und eine Meldung gibt Ihnen einen direkten Link dorthin.

Tipp: Halten Sie Titel kurz und konkret. “Zusätzliche Fliesen für das Badezimmer bestellen” liest sich auf einen Blick besser als “Fliesen”.

Die Details einer Karte ausfüllen

Klicken Sie auf eine beliebige Karte, um ihr Detailfenster zu öffnen. Der Arbeitsinhalt (die Beschreibung und die Unteraufgaben) befindet sich in der Mitte, und die Eigenschaften der Karte (Status, Priorität, Zugewiesen an, Daten, Epic, Tags und so weiter) befinden sich in einem Seitenfenster. Auf einem schmalen Bildschirm klappen sich die Eigenschaften in einen Abschnitt Details zusammen, den Sie aufklappen können.

Die meisten Felder werden in dem Moment gespeichert, in dem Sie sie ändern. Ein kleiner Hinweis “gespeichert” bestätigt es. Um ein Feld festzulegen oder zu ändern, klicken Sie darauf und wählen einen Wert. Um ein Feld zu leeren, verwenden Sie das zugehörige Steuerelement zum Leeren.

Ein Hinweis dazu, wer was bearbeiten darf:

• Titel und Beschreibung sind der vom Autor verfasste Inhalt der Karte. Nur die Person, die die Karte erstellt hat, und die Administratoren Ihres Unternehmens können sie ändern. Alle anderen lesen sie und beteiligen sich über Kommentare.
• Die Eigenschaften und Unteraufgaben können von jedem geändert werden, der Beitragender im Projekt ist. Personen mit reinem Lesezugriff sehen alles, können es aber nicht ändern.

Unteraufgaben und Fortschritt

Unteraufgaben sind eine einfache Checkliste kleinerer Schritte innerhalb einer Karte. Sie eignen sich hervorragend, um “Die Küche einbauen” in die Schritte zu unterteilen, mit denen es erledigt wird.

1. Öffnen Sie die Karte.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unteraufgaben auf eine Unteraufgabe hinzufügen.
3. Geben Sie den Schritt ein und drücken Sie die Eingabetaste. Er wird der Liste hinzugefügt, und das Eingabefeld wird für den nächsten geleert.
4. Klicken Sie auf den Kreis neben einer Unteraufgabe, um sie als erledigt zu markieren. Klicken Sie erneut, um sie wieder zu öffnen.
5. Um jemanden auf eine Unteraufgabe zu setzen, klicken Sie auf das gestrichelte Personensymbol in ihrer Zeile und wählen einen Namen aus. Es gibt ein Suchfeld, das hilft, wenn ein Projekt viele Personen hat. Der Avatar der Person erscheint dann in der Zeile; fahren Sie mit der Maus darüber, um zu sehen, um wen es sich handelt. Um sie wieder zu entfernen, öffnen Sie dasselbe Menü und wählen die Zuweisung aufheben.
6. Um eine Unteraufgabe zu entfernen, verwenden Sie das kleine Steuerelement zum Entfernen in ihrer Zeile.

Eine Plakette zeigt an, wie viele Unteraufgaben von der Gesamtzahl erledigt sind (zum Beispiel 3/5). Dieselbe Fortschrittsanzeige ist auf der Karte auf dem Board sichtbar, sodass Sie sehen können, wie weit eine Karte fortgeschritten ist, ohne sie zu öffnen.

Dateien, Anhänge und Kommentare

Sie können Bilder und Dokumente direkt an eine Karte anhängen, und eingefügte Screenshots werden automatisch als Anhänge gespeichert. Projektdateien können ebenfalls mit einer Karte verknüpft werden (die Datei bleibt in der Bibliothek, die Karte verweist nur darauf), sodass dieselbe Zeichnung auf vielen Karten erscheinen kann.

In den Kommentaren findet das Gespräch über eine Karte statt. Sie werden in einem eigenen Kapitel behandelt: siehe Kommentare und Erwähnungen.

Tipp: Verwenden Sie auf den Karten, die zählen, ein Zugewiesen an und eine Frist zusammen. Wyroo nutzt beides, um die dringendste Arbeit zuerst hervorzuheben, sodass eine überfällige Karte mit hoher Priorität nie untergeht.