Das Board als PDF exportieren

Nicht jeder auf einer Baustelle möchte eine App öffnen. Manchmal brauchen Sie die Arbeit auf Papier: an die Wand des Baucontainers geheftet, einem Subunternehmer in die Hand gedrückt oder als E-Mail-Anhang für den Kunden. Wyroo kann Ihr Board in ein übersichtliches PDF (ein druckbares Dokument) verwandeln, damit der Plan Sie überallhin begleitet, auch dort, wo es keinen Empfang gibt.

Das Board ist Ihre gemeinsame Arbeitsliste, in Spalten angeordnet. Eine Karte ist eine einzelne Aufgabe auf diesem Board. Falls Ihnen diese Begriffe neu sind, beginnen Sie mit Das Board (Kanban) und Mit Karten arbeiten.

Was Sie hier tun können

Der Export erstellt ein einmaliges PDF aus Ihrem Board. Sie entscheiden, was hineinkommt:

• Spalten: Wählen Sie aus, welche Spalten enthalten sein sollen (lassen Sie zum Beispiel eine Spalte “Fertiggestellt” weg, die Sie auf Papier nicht benötigen).
• Gruppierung: Gruppieren Sie die Karten nach Spalte oder nach Rolle, sodass das Dokument so sortiert ist, wie es für den Leser passt.
• Filter: Grenzen Sie es auf einen Kartentyp, eine Rolle oder eine Person ein, sodass die Leute nur das sehen, was für sie relevant ist.
• Fertiggestellte Karten: Beziehen Sie fertiggestellte Karten ein oder lassen Sie sie weg, für eine saubere Übersicht über das, was noch offen ist.
• QR-Codes: Fügen Sie jeder Karte einen kleinen quadratischen Barcode hinzu, der beim Scannen mit dem Handy diese Karte online öffnet.

Das PDF ist dezent mit Ihrem Projektnamen und -code, dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung sowie einer Seitenzahl auf jeder Seite versehen. Jede Karte zeigt ihre Nummer und ihren Titel, sowie alles Weitere, was sie hat: wem sie zugewiesen ist, ihre Rollen, ihre Tags, ihr Fälligkeitsdatum und ihren Teilaufgaben-Fortschritt (zum Beispiel “3/5”). Darunter wird die Beschreibung der Karte gedruckt, und jede Unteraufgabe wird einzeln aufgeführt, abgehakt oder nicht, mit der Person, der sie zugewiesen ist.

So exportieren Sie das Board

1. Öffnen Sie das Board für Ihr Projekt.
2. Wählen Sie PDF exportieren.
3. Setzen Sie im Fenster, das sich öffnet, ein Häkchen bei den gewünschten Spalten. Standardmäßig ist jede aktive Spalte ausgewählt.
4. Wählen Sie unter Gruppieren nach die Option Spalte oder Rolle.
5. Verwenden Sie die Filter Typ, Rolle und Zugewiesen an, wenn Sie die Liste eingrenzen möchten. Lassen Sie sie auf Beliebig, um alles einzubeziehen.
6. Schalten Sie Fertiggestellte Karten einschließen ein, wenn Sie fertiggestellte Arbeit im Dokument haben möchten.
7. Schalten Sie QR-Code auf jeder Karte ein oder aus. Standardmäßig ist die Option aktiviert.
8. Wählen Sie Herunterladen. Ihr Browser speichert das PDF, benannt nach Ihrem Projekt.

Tipp: Die Auswahl im Fenster ist unabhängig von den Board-Filtern, die Sie möglicherweise auf dem Bildschirm gesetzt haben. Stellen Sie sie hier genau so ein, wie das PDF gelesen werden soll.

QR-Codes auf der Baustelle nutzen

Ein QR-Code ist ein kleiner quadratischer Barcode, den Sie mit Ihrer Handykamera scannen. Zwei Arten erscheinen im Export:

• Der Board-QR oben auf der ersten Seite öffnet das Board online, mit denselben Filtern, die Sie exportiert haben. Scannen Sie ihn, um vom Papier zurück zum Live-Board zu springen.
• Der QR pro Karte öffnet diese einzelne Karte. Geben Sie einem Subunternehmer ein gedrucktes Blatt, lassen Sie ihn die Karte scannen, an der er arbeitet, und er landet direkt darauf (ohne Suchen).

Beide Links sind durch eine Anmeldung geschützt. Wenn jemand, der nicht angemeldet ist, einen Code scannt, sieht er nur die Anmeldesperre und sonst nichts, sodass ein auf einem Schreibtisch liegender Ausdruck Ihr Projekt nicht preisgibt.

Praktische Tipps

• Erstellen Sie ein gezieltes Handout, indem Sie nach einer Rolle oder einer Person filtern, sodass ein Gewerk nur seine eigenen Aufgaben erhält.
• Gruppieren Sie nach Rolle, wenn dem Leser wichtig ist, wer was macht; gruppieren Sie nach Spalte, wenn ihm die Arbeitsphase wichtig ist.
• Lassen Sie fertiggestellte Karten weg für ein schnelles “Noch zu erledigen”-Blatt, oder beziehen Sie sie ein, wenn Sie eine vollständige Aufzeichnung benötigen.
• Exportieren Sie jederzeit neu. Das PDF ist eine Momentaufnahme des Zeitpunkts, an dem Sie es erstellen, erzeugen Sie also ein neues, wann immer sich das Board weiterentwickelt.
• Leere Spalten werden automatisch übersprungen, sodass das Dokument kompakt bleibt.

Um stattdessen mit dem Live-Board statt einem Ausdruck zu arbeiten, lesen Sie Backlog und Filter. Um die Rollen einzurichten, nach denen Sie gruppieren und filtern können, lesen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten.