Rollen und Verantwortlichkeiten

An einem echten Bau- oder Innenausbauprojekt sind viele Personen beteiligt: ein Architekt, ein Hauptauftragnehmer, ein Elektriker, der Kunde und weitere. Rollen in Wyroo erlauben es Ihnen, diese Beteiligungen zu benennen und festzulegen, wer sie jeweils ausfüllt. So sieht jeder auf einen Blick, wer wofür verantwortlich ist, und Sie können die richtigen Personen informiert halten, ohne sie zu jedem Detail des Projekts hinzuzufügen.

Eine Rolle beantwortet die Frage “Wer erledigt diese Arbeit?”. Sie ist nicht dasselbe wie Zugriffsberechtigungen, die steuern, was jemand in der App sehen und ändern kann. Diesen Unterschied erklären wir weiter unten.

Was Sie hier tun können

• Rollen zu einem Projekt hinzufügen (zum Beispiel Architekt, Bauunternehmer, Elektriker).
• Personen jeder Rolle zuweisen. Das können Teammitglieder, Projektmitarbeiter oder einfach eine E-Mail-Adresse für jemanden ohne bestehendes Konto sein.
• Einer Rolle einen kurzen E-Mail-Überblick über die Karten (Aufgaben) senden, die sie betreffen. Diese E-Mail wird als Rollen-Digest bezeichnet.
• Eine Rolle stummschalten, sodass sie den geplanten Digest nicht mehr versendet, oder bei Bedarf sofort eine Aktualisierung senden.

Rollen befinden sich in den Einstellungen des Projekt-Boards. Eine Rolle kann auch zunächst ohne Personen bestehen. Das ist in Ordnung: Sie ist ein Platzhalter, den Sie ausfüllen können, sobald Sie wissen, wer die Arbeit übernimmt.

Woher Rollen stammen

Rollen werden zunächst einmal für Ihr gesamtes Unternehmen definiert, damit Sie sie nicht in jedem Projekt erneut eingeben müssen. Ein Administrator richtet sie unter Einstellungen im Rollen-Katalog ein. Jede Rolle hat einen Namen (wie “Architekt” oder “Hauptauftragnehmer”), eine Farbe, damit sie auf dem Board hervorsticht, und eine optionale kurze Beschreibung dessen, was sie umfasst.

Eine Rolle kann mit “Zu neuen Projekten hinzufügen” markiert werden. So markierte Rollen bilden Ihr Standardset und werden Projekten, die Sie erstellen, automatisch hinzugefügt. In jedem bestehenden Projekt können Sie dieses Standardset mit der Schaltfläche Standardrollen anwenden einbinden.

So fügen Sie Rollen zu einem Projekt hinzu

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Board-Einstellungen (oder zum Reiter Board-Einstellungen am Board).
2. Suchen Sie den Abschnitt Rollen.
3. Wählen Sie Rollen hinzufügen.
4. Haken Sie eine oder mehrere Rollen aus Ihrem Unternehmenskatalog an. Sie können mehrere auf einmal hinzufügen.
5. Bestätigen Sie. Die Rollen erscheinen nun im Projekt und sind bereit, dass Sie Personen zuweisen.

Wenn Ihr Katalog leer ist, verweist die Seite Sie auf den Rollen-Katalog, damit ein Administrator die ersten Rollen erstellen kann.

So weisen Sie Personen einer Rolle zu

1. Suchen Sie im Abschnitt Rollen die Rolle, die Sie ausfüllen möchten.
2. Wählen Sie Mitglieder verwalten.
3. Um jemanden mit Konto hinzuzufügen, wählen Sie ihn aus der Liste der Teammitglieder und Mitarbeiter aus und fügen Sie ihn dann hinzu.
4. Um jemanden ohne Konto hinzuzufügen, wechseln Sie zur Kontaktoption und geben Sie seine E-Mail-Adresse ein (und einen Namen, wenn Sie möchten). Diese Person erhält den Rollen-Digest dennoch per E-Mail, zusammen mit einer Einladung, ein Konto zu erstellen.
5. Wiederholen Sie dies für jeden in der Rolle. Um jemanden zu entfernen, verwenden Sie die Schaltfläche zum Entfernen neben seinem Namen.

Tipp: Wenn die eingegebene E-Mail-Adresse bereits zu einem Wyroo-Nutzer gehört, verknüpft Wyroo dieses Konto automatisch, sodass die Person das vollständige In-App-Erlebnis erhält statt nur der E-Mails.

Unternehmensadministratoren können diese Rollen auch direkt von der Teamseite eines Projekts aus zuweisen: Öffnen Sie die Karte eines Teammitglieds, wählen Sie Rollen verwalten und haken Sie die Rollen an, die es innehat. Wenn Sie eine Rolle auswählen, die das Projekt noch nicht verwendet, wird sie hier automatisch hinzugefügt.

So funktioniert der Rollen-Digest

Der Rollen-Digest ist eine kurze E-Mail, die die offenen Karten auflistet, die mit einer Rolle verknüpft sind: den Kartentitel, in welcher Spalte sie sich befindet und eine etwaige Frist (überfällige Karten werden gekennzeichnet). Er enthält niemals interne Diskussionen oder Kommentare, daher kann er gefahrlos an Kunden und externe Partner gesendet werden.

• Personen mit Konto erhalten einen Link direkt in das Board, gefiltert auf ihre Rolle.
• Personen ohne Konto erhalten dieselbe Liste sowie einen Link zur Registrierung.

Sie steuern den Digest an zwei Stellen:

1. Pro Rolle. Das Glockensymbol neben einer Rolle schaltet ihren geplanten Digest ein oder aus. Eine stummgeschaltete Rolle sendet nach dem regulären Zeitplan nichts.
2. Pro Person. Innerhalb von Mitglieder verwalten erlaubt die Glocke neben jedem Mitglied dieser einen Person, sich abzumelden, selbst wenn die Rolle aktiviert ist.

Um eine Aktualisierung sofort zu senden, verwenden Sie die Sende-Schaltfläche neben einer Rolle. Ein manueller Versand geht auch dann hinaus, wenn die Rolle stummgeschaltet ist, respektiert aber immer die eigene Abmeldung einer Person. Wyroo zeigt Ihnen vor dem Versand, wie viele Personen und wie viele Karten betroffen sind.

Rollen sind keine Zugriffsberechtigungen

Das ist das Wichtigste, woran Sie denken sollten. Jemanden in eine Rolle einzusetzen gewährt ihm keinen Zugriff auf das Projekt. Der Zugriff wird separat geregelt: siehe Ihr Team zum Einladen von Personen und zur Entscheidung, wer das Projekt öffnen darf. Verwenden Sie Rollen, um Verantwortung zu beschreiben und Personen per E-Mail auf dem Laufenden zu halten; verwenden Sie Zugriffseinstellungen, um zu entscheiden, wer die Arbeit tatsächlich öffnen und bearbeiten kann.

Tipp: Ein reiner E-Mail-Kontakt in einer Rolle ist eine hervorragende Möglichkeit, einen Subunternehmer oder einen Kunden zu informieren, ohne ihm ein vollständiges Konto zu geben. Wenn die Person bereit ist, richtet die Einladung in ihrem Digest sie ein.