Updates für den Auftraggeber

Ein Update ist ein wöchentlicher Statusbericht für die Person, für die Sie bauen. Statt ihn jeden Freitag neu zu schreiben, sammeln Sie ihn während der Arbeit: Immer wenn eine Karte es wert ist, dem Auftraggeber davon zu erzählen, markieren Sie sie. Am Ende der Woche erstellen Sie den Bericht in drei kurzen Schritten. Wyroo macht aus den markierten Karten, Ihren Fotos und Ihrer Anmerkung einen ordentlichen Bericht, den Ihr Auftraggeber im Browser öffnen oder als PDF behalten kann.

Karten während der Woche markieren

Jedes Teammitglied kann eine Karte jederzeit für das nächste Update markieren:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Karte auf dem Board und wählen Sie Im nächsten Update.
• Oder öffnen Sie die Karte und aktivieren Sie Im nächsten Update in der Detailspalte.

Eine markierte Karte zeigt auf dem Board ein kleines Zeitungssymbol in der Ecke, sodass alle sehen, was bereits gesammelt ist. Das Markieren verschiebt oder verändert eine Karte nie; es setzt sie nur auf die Liste für den nächsten Bericht.

Der Tab “Updates”

Jedes Projekt hat einen Tab Updates. Er zeigt zwei Dinge:

• Die Auswahl für das nächste Update: die bisher markierten Karten. Hier können Sie eine Karte entfernen, wenn sie nicht mehr dazugehört.
• Frühere Updates: alle zuvor erstellten Berichte, jeder ein festgeschriebener Schnappschuss, den Sie jederzeit wieder öffnen können.

Den Bericht erstellen

Klicken Sie im Tab “Updates” auf Update erstellen. Es folgen drei Schritte:

1. Auswahl prüfen. Kontrollieren Sie die markierten Karten, entfernen Sie eine oder fügen Sie eine hinzu, und geben Sie jeder Karte optional eine Zeile Kontext für Ihren Auftraggeber. Die KI kann Ihnen diese Zeilen vorschlagen; Sie können jedes Wort bearbeiten, bevor etwas versendet wird.
2. Fotos und Anhänge. Laden Sie Baufortschrittsfotos hoch oder wählen Sie Bilder, die schon in den Projektdateien liegen. Sie können auch Dokumente anhängen, zum Beispiel die aktuelle Budgetübersicht.
3. Anmerkung. Schreiben Sie oben im Bericht eine kurze Nachricht an Ihren Auftraggeber, oder lassen Sie die KI aus der Arbeit der Woche einen Entwurf machen. Auch hier gilt: Es ist ein Vorschlag, Sie entscheiden, was darin steht.

Beim Erstellen wird der Bericht festgeschrieben. Er zeigt die Zahlen des Boards, ein Diagramm von Planung und Realisierung, die hervorgehobenen Karten mit ihrem Kontext, Ihre Fotos, Anhänge und Ihre Anmerkung. Eine spätere Änderung auf dem Board verändert einen bestehenden Bericht nie.

Tipp: Die KI versendet nie etwas von sich aus. Jeder vorgeschlagene Text landet in einem Feld, das Sie bearbeiten können, und nichts erreicht Ihren Auftraggeber, bevor Sie das Update erstellen.

Was Ihr Auftraggeber erhält

Jedes erstellte Update gibt es in zwei Formen, beide zeigen exakt denselben festgeschriebenen Schnappschuss:

• Eine Webseite hinter einem Freigabelink. Ihr Auftraggeber öffnet sie im Browser, ohne Konto und ohne Anmeldung. Auf der Update-Seite können Sie den Link kopieren, sehen, ob und wann er angesehen wurde, und ihn jederzeit widerrufen. Nach dem Widerrufen ist der alte Link endgültig unbrauchbar; Sie können jederzeit einen neuen Link erstellen.
• Ein PDF, gestaltet mit Ihrem eigenen Logo und Ihrer Akzentfarbe (siehe das Kapitel zum Firmenbranding), benannt nach Projekt und Datum. Das PDF wird außerdem automatisch in den Projektdateien abgelegt, in einem Ordner “Updates”.

Wer darf was

• Karten markieren darf jeder, der auf dem Board mitarbeitet, auch eingeladene Partner.
• Einen Bericht erstellen und den Freigabelink verwalten dürfen Teammitglieder des Unternehmens, dem das Projekt gehört. Mitglieder mit reinem Lesezugriff und externe Partner können nichts an Ihren Auftraggeber veröffentlichen.

Nach jedem erstellten Update beginnt die Auswahl wieder leer, bereit für die nächste Woche.