Dateien teilen

Manchmal sind die Personen, die eine Zeichnung, ein Foto oder ein Angebot benötigen, nicht im Projektteam. Ein Lieferant, ein Bauprüfer, der Partner eines Kunden. Mit Wyroo können Sie eine einzelne Datei oder einen ganzen Ordner über einen sicheren Link mit Personen ausserhalb des Projekts teilen, ohne ihnen ein Konto oder Zugriff auf den Rest des Projekts zu geben.

Dies ist Teil des Projektdateienbereichs, der auf Ihrem Konto möglicherweise noch eine Vorschau ist oder noch nicht aktiviert wurde. Wenn Sie keine Option zum Teilen sehen, ist sie unterwegs.

Was Sie hier tun können

Eine Freigabe gibt jemandem ausserhalb des Projekts einen sicheren Weg, eine Datei oder einen Ordner anzusehen und herunterzuladen. Diese Person kann nichts anderes im Projekt sehen und die Datei nicht ändern. Sie behalten die ganze Zeit über die Kontrolle über den Link.

Es gibt zwei Wege zum Teilen, und Sie können beide gleichzeitig nutzen:

Personen per E-Mail einladen. Das ist der Hauptweg. Sie geben eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein, und Wyroo sendet jeder Person ihren eigenen privaten Link. Sie können sehen, wer ihn geöffnet und wer die Datei heruntergeladen hat. Das ist die sicherste Wahl, weil der Link an diese Person gebunden ist.
Einen öffentlichen Link aktivieren. Das ist optional. Es erstellt einen Link, den jeder öffnen kann, der ihn hat, ohne dass eine Einladung nötig ist. Nützlich, wenn Sie einen Link in einen Chat oder einen Nachrichtenverlauf einfügen möchten, aber weniger privat, weil jeder, an den der Link weitergeleitet wird, ihn ebenfalls öffnen kann.

Wenn Sie einen Ordner teilen, kann die Person den Ordner öffnen, in darin enthaltene Unterordner wechseln und Dateien herunterladen. Sie kann niemals “nach oben” oder aus dem geteilten Ordner heraus wechseln, sodass der Rest des Projekts privat bleibt.

So teilen Sie mit bestimmten Personen

Öffnen Sie den Bereich Dateien Ihres Projekts.
Suchen Sie die Datei oder den Ordner, die bzw. den Sie teilen möchten. Wählen Sie die Aktion Teilen in der entsprechenden Zeile (das Teilen-Symbol).
Geben Sie im Dialog eine oder mehrere E-Mail-Adressen in das Einladungsfeld ein. Sie können mehrere auf einmal einfügen, getrennt durch Leerzeichen oder Kommas.
Fügen Sie optional eine kurze Nachricht hinzu, damit die Person weiss, was sie erhält.
Wählen Sie Einladungen senden. Jede Person erhält eine gebrandete E-Mail mit ihrem eigenen persönlichen Link.

Nach der Einladung erscheint jede Person in einer Liste innerhalb des Dialogs. Sie können sehen, ob sie die Datei bereits geöffnet hat und wie oft sie sie heruntergeladen hat. Aus dieser Liste können Sie Erneut senden (die E-Mail erneut senden) oder jemanden Entfernen, was nur den Link dieser Person kappt.

So erstellen Sie einen öffentlichen Link

Öffnen Sie wie oben beschrieben den Teilen-Dialog für die Datei oder den Ordner.
Aktivieren Sie Jeder mit dem Link kann öffnen.
Ein Link erscheint. Wählen Sie das Symbol Kopieren, um ihn zu kopieren, und fügen Sie ihn dann ein, wo immer Sie ihn brauchen.

Wenn Sie dies wieder deaktivieren, wird die Freigabe nur noch per Einladung zugänglich, sodass der öffentliche Link nicht mehr funktioniert, während Ihre eingeladenen Personen ihre Links behalten.

So halten Sie eine Freigabe sicher

Der Teilen-Dialog bietet Ihnen einige Steuerungen. Sie gelten für alle, mit denen Sie teilen.

Ablauf. Standardmässig funktioniert eine Freigabe nach 30 Tagen nicht mehr. Sie können 7, 30 oder 90 Tage wählen oder “Kein Ablauf”. Eine kürzere Zeit ist sicherer für sensible Dateien.
Passwort. Sie können ein optionales Passwort festlegen. Die Person muss es dann eingeben, bevor sie die Datei ansehen oder herunterladen kann. Das Passwort wird sicher gespeichert (es wird Ihnen niemals zurückgezeigt), teilen Sie es daher über einen separaten Kanal mit dem Empfänger, etwa per Telefonanruf oder Nachricht.
E-Mail bestätigen. Wenn dies aktiviert ist, wird eine eingeladene Person aufgefordert, die E-Mail-Adresse zu bestätigen, an die Sie den Link gesendet haben, bevor sie die Datei ansehen kann. Das macht einen weitergeleiteten Link für andere weit weniger nützlich.
Widerrufen. Sie können jederzeit Widerrufen wählen, um die gesamte Freigabe zu deaktivieren. Jeder Link, öffentlich und persönlich, funktioniert sofort nicht mehr. Wenn Sie dieselbe Datei später erneut teilen, erstellt Wyroo einen neuen Link, sodass ein alter, widerrufener Link niemals wieder zum Leben erwachen kann.

Tipp: Kombinieren Sie für alles Sensible einen kurzen Ablauf mit einem Passwort und “E-Mail bestätigen”. Jede Schicht ist leicht hinzuzufügen, und sie ergänzen sich.

Gut zu wissen

Eine geteilte Datei zeigt immer die neueste Version. Wenn Sie eine neue Version hochladen, funktioniert derselbe Link weiter und zeigt die neue Datei.
Jede Datei oder jeder Ordner hat jeweils einen aktiven Freigabelink. Erneutes Teilen ersetzt den vorherigen.
Empfänger können nur ansehen und herunterladen, niemals bearbeiten, und sie sehen niemals den Rest Ihres Projekts.
Ein Freigabestatus-Chip erscheint in der Zeile der Datei in der Bibliothek, sodass Sie auf einen Blick erkennen, was geteilt ist und bis wann.