Ihr Team und Ihre Mitarbeiter

Ein Bau- oder Innenausbauprojekt ist Teamarbeit. Wyroo bringt alle in denselben Arbeitsbereich: die Personen in Ihrem eigenen Unternehmen sowie die externen Partner und Kunden, die Sie zur Mithilfe einladen. In diesem Kapitel erfahren Sie, wer ein Projekt sehen und ändern kann und wie Sie Personen hinzufügen oder entfernen.

Zwei Arten von Personen in einem Projekt

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie jemand Teil eines Projekts sein kann.

Unternehmensmitglieder. Das sind die Personen innerhalb Ihres eigenen Unternehmens, die Wyroo zusammen mit Ihnen nutzen. Sie melden sich an und können auf die Projekte des Unternehmens zugreifen. Was sie tun dürfen, hängt von ihrer Unternehmensrolle ab (von einem Administrator festgelegt).
Externe Mitarbeiter. Das sind Personen ausserhalb Ihres Unternehmens: ein Kunde, ein Architekt, ein Bauunternehmer, ein Lieferant. Sie laden sie zu einem bestimmten Projekt ein. Sie sehen nur dieses Projekt und sonst nichts in Ihrem Unternehmen. Auf der Teamseite erhalten sie ein Tag “Extern”, damit Sie sie auf einen Blick unterscheiden können.

Gemeinsam bilden Unternehmensmitglieder und externe Mitarbeiter das Projektteam, das Sie auf der Teamseite des Projekts sehen.

Bearbeiter oder Betrachter: was jeder tun kann

Wenn Sie einen externen Mitarbeiter einladen, wählen Sie eine von zwei Rollen. Die Rolle bestimmt, was er in diesem Projekt tun kann.

Rolle	Kann das Projekt sehen	Kann Dinge ändern (Karten, Board, Dateien)
Bearbeiter	Ja	Ja
Betrachter	Ja	Nein

Im Klartext:

Ein Betrachter kann das Projekt öffnen und alles lesen: das Board, die Karten (die Aufgaben-Tickets), die Dateien und die Konversation. Ein Betrachter kann keine Karten verschieben, bearbeiten oder das Projekt ändern. Betrachter ist die sichere Standardeinstellung für einen Kunden, der nur mitverfolgen muss.
Ein Bearbeiter kann all das tun und ausserdem Änderungen vornehmen: Karten erstellen und verschieben, ihre Details bearbeiten und Dateien hinzufügen.

Unternehmensmitglieder arbeiten auf die gleiche Weise über ihre Unternehmensrolle. Ein Mitglied mit Bearbeitungsrechten kann das Board ändern; ein Mitglied ohne diese Rechte kann es weiterhin sehen, aber nicht ändern. Mehr zum Board und zu den Karten finden Sie im Kapitel Board.

Tipp: Im Zweifelsfall laden Sie jemanden als Betrachter ein. Sie können ihn später jederzeit zum Bearbeiter hochstufen, indem Sie ihn entfernen und mit der neuen Rolle erneut einladen.

Einem Teammitglied eine Projektrolle geben

Über das hinaus, was jemand tun kann (Bearbeiter oder Betrachter weiter oben), können Sie festhalten, welchen Part er im Projekt spielt: Architekt, Kunde, Hauptauftragnehmer und so weiter. Das sind die Rollen des Projekts, und sie sind von den Zugriffsberechtigungen getrennt.

Wenn Sie ein Unternehmensadministrator sind, können Sie diese Rollen jedem im Team zuweisen, ohne die Teamseite zu verlassen:

Suchen Sie die Person auf der Teamseite.
Klicken Sie auf ihrer Karte auf Rollen verwalten oder auf Rolle hinzufügen, falls sie noch keine hat.
Haken Sie die Rollen an, die sie in diesem Projekt innehat, und klicken Sie dann auf Speichern.

Ihre Rollen erscheinen als farbige Chips auf ihrer Karte. Wenn Sie eine Rolle auswählen, die das Projekt noch nicht verwendet, wird sie automatisch hinzugefügt, sodass Sie sie nicht zuerst einrichten müssen. Um eine Rolle zu entfernen, öffnen Sie dasselbe Panel und entfernen Sie den Haken.

Nur Unternehmensadministratoren können Rollen ändern; alle anderen sehen die Chips, können sie aber nicht bearbeiten. Um die Rollen zu erstellen oder umzubenennen, die Ihr Unternehmen verwendet, siehe das Rollen-Kapitel.

So laden Sie jemanden zu einem Projekt ein

Sie benötigen die Berechtigung, um Mitarbeiter einzuladen (Ihr Administrator steuert dies).

Öffnen Sie das Projekt und gehen Sie zu seiner Teamseite.
Klicken Sie auf Mitarbeiter einladen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
Wählen Sie ihre Rolle: Bearbeiter oder Betrachter.
Klicken Sie auf Einladung senden.

Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link zum Beitreten. Wenn sie noch kein Wyroo-Konto hat, kann sie über den Link eines erstellen. Sie erhält nur Zugriff auf dieses eine Projekt.

Ausstehende Einladungen

Eine Einladung bleibt “ausstehend”, bis die Person sie annimmt. Sie sehen alle ausstehenden Einladungen für ein Projekt auf der Teamseite, einschliesslich wer jede einzelne gesendet hat und wann sie abläuft. Für jede ausstehende Einladung können Sie:

Den Link kopieren, um ihn auf andere Weise zu teilen (zum Beispiel über Chat), mithilfe der Link-Schaltfläche.
Die Einladungs-E-Mail erneut senden, falls sie verloren gegangen ist.
Die Einladung widerrufen, wenn Sie nicht mehr möchten, dass diese Person beitritt. Durch das Widerrufen funktioniert der Link nicht mehr.

Zugriffsanfragen

Manchmal gelangt eine Person ohne Einladung zu einem Projekt: Sie folgt einem Kartenlink aus einem geteilten oder exportierten Dokument und bittet darum, beizutreten. Dies ist eine Zugriffsanfrage.

Zugriffsanfragen erscheinen auf der Teamseite für Personen, die Mitarbeiter verwalten können. Bei jeder Anfrage sehen Sie, wer anfragt und welche Nachricht sie hinterlassen hat. Anschliessend können Sie:

Die Anfrage genehmigen und eine Rolle wählen (Betrachter oder Bearbeiter). Die Person wird sofort zum Mitarbeiter und wird benachrichtigt.
Die Anfrage ablehnen, wenn die Person keinen Zugriff haben sollte.

Personen entfernen

Um einen externen Mitarbeiter zu entfernen, finden Sie ihn auf der Teamseite und verwenden Sie die Schaltfläche zum Entfernen neben seinem Namen. Er verliert sofort den Zugriff auf das Projekt.
Unternehmensmitglieder werden hier nicht entfernt. Sie werden in den Team-Einstellungen Ihres Unternehmens verwaltet, da ihr Entfernen jedes Projekt betrifft, nicht nur dieses.

Tipp: Das Entfernen eines Mitarbeiters erfolgt sofort und ist umkehrbar. Wenn Sie die falsche Person entfernen, laden Sie sie einfach erneut ein.