Esportare il board in PDF

Non tutti, in un cantiere, hanno voglia di aprire un’app. A volte serve il lavoro su carta: appeso alla parete del container di cantiere, consegnato a un subappaltatore o allegato a un’e-mail per il cliente. Wyroo può trasformare il suo board in un PDF ordinato (un documento stampabile), così il piano la accompagna ovunque, anche dove non c’è segnale.

Il board è la sua lista di lavoro condivisa, disposta in colonne. Una carta è una singola attività su quel board. Se questi termini sono nuovi per lei, inizi da Il board (Kanban) e Lavorare con le carte.

Cosa può fare qui

L’esportazione crea un PDF una tantum dal suo board. Lei decide cosa includervi:

Colonne: scelga quali colonne includere (ad esempio, escluda una colonna “Completato” che non le serve su carta).
Raggruppamento: raggruppi le carte per colonna o per ruolo, così il documento è ordinato nel modo più adatto al lettore.
Filtri: lo restringa a un solo tipo di carta, un solo ruolo o una sola persona, così ciascuno vede solo ciò che lo riguarda.
Carte completate: includa le carte completate oppure le lasci fuori per una panoramica pulita di “ciò che resta”.
Codici QR: aggiunga a ogni carta un piccolo codice a barre quadrato che, scansionato con un telefono, apre quella carta online.

Il PDF presenta una discreta personalizzazione con il nome e il codice del suo progetto, la data e l’ora in cui è stato creato e un numero di pagina su ogni pagina. Ogni carta mostra il suo numero e il suo titolo, oltre a tutto ciò che contiene: a chi è assegnata, i suoi ruoli, i suoi tag, la sua data di scadenza e l’avanzamento delle sue sottoattività (ad esempio “3/5”). Sotto di esso stampa la descrizione della carta ed elenca una per una le sue sottoattività, spuntate o meno, con la persona a cui sono assegnate.

Come esportare il board

Apra il board del suo progetto.
Selezioni Esporta PDF.
Nella finestra che si apre, spunti le Colonne che desidera. Per impostazione predefinita è selezionata ogni colonna attiva.
In Raggruppa per, scelga Colonna o Ruolo.
Usi i filtri Tipo, Ruolo e Assegnato a se vuole restringere la lista. Li lasci su Qualsiasi per includere tutto.
Attivi Includi carte completate se vuole il lavoro completato nel documento.
Attivi o disattivi Codice QR su ogni carta. È attivo per impostazione predefinita.
Selezioni Scarica. Il suo browser salva il PDF, con il nome del suo progetto.

Suggerimento: le scelte nella finestra sono indipendenti dai filtri del board che potrebbe aver impostato sullo schermo. Le imposti qui esattamente come vuole che il PDF si presenti.

Usare i codici QR in cantiere

Un codice QR è un piccolo codice a barre quadrato che si scansiona con la fotocamera del telefono. Nell’esportazione ne compaiono due tipi:

Il QR del board in cima alla prima pagina apre il board online, con gli stessi filtri che ha esportato. Lo scansioni per passare dalla carta al board in tempo reale.
Il QR per carta apre quella singola carta. Consegni un foglio stampato a un subappaltatore, gli faccia scansionare la carta a cui sta lavorando e arriverà direttamente su di essa (senza cercare).

Entrambi i link sono protetti da accesso. Se una persona non autenticata scansiona un codice, vede solo la schermata di accesso e nulla più, così una stampa lasciata su una scrivania non divulga il suo progetto.

Consigli pratici

Crei un foglio mirato filtrando per un ruolo o una persona, così a un mestiere arrivano solo le sue attività.
Raggruppi per ruolo quando al lettore interessa chi fa cosa; raggruppi per colonna quando gli interessa la fase del lavoro.
Lasci fuori le carte completate per un rapido foglio di “ciò che resta da fare”, oppure le includa quando le serve un registro completo.
Riesporti in qualsiasi momento. Il PDF è un’istantanea del momento in cui lo crea, quindi ne generi uno nuovo ogni volta che il board avanza.
Le colonne vuote vengono saltate automaticamente, così il documento resta compatto.

Per lavorare sul board in tempo reale invece che su una stampa, veda il backlog e i filtri. Per configurare i ruoli in base ai quali può raggruppare e filtrare, veda Ruoli e responsabilità.