Condividere file

A volte le persone che hanno bisogno di un disegno, di una foto o di un preventivo non fanno parte del team del progetto. Un fornitore, un ispettore edile, il partner di un cliente. Wyroo Le consente di condividere un singolo file, o un’intera cartella, con persone esterne al progetto tramite un link sicuro, senza fornire loro un account né l’accesso al resto del progetto.

Questa è parte dell’area dei file del progetto, che sul Suo account potrebbe essere ancora un’anteprima o non ancora attivata. Se non vede un’opzione di condivisione, è in arrivo.

Cosa può fare qui

Una condivisione offre a qualcuno esterno al progetto un modo sicuro per visualizzare e scaricare un file o una cartella. Questa persona non può vedere nient’altro nel progetto e non può modificare il file. Lei mantiene il controllo del link per tutto il tempo.

Esistono due modi per condividere, e può usarli entrambi contemporaneamente:

Invitare persone via e-mail. È il modo principale. Inserisce uno o più indirizzi e-mail e Wyroo invia a ciascuna persona il proprio link privato. Può vedere chi lo ha aperto e chi ha scaricato il file. È la scelta più sicura, perché il link è legato a quella persona.
Attivare un link pubblico. È facoltativo. Crea un link che chiunque lo possieda può aprire, senza bisogno di invito. Utile quando desidera incollare un link in una chat o in una conversazione, ma meno privato, perché chiunque a cui il link venga inoltrato può aprirlo a sua volta.

Quando condivide una cartella, la persona può aprire la cartella, entrare nelle sottocartelle al suo interno e scaricare file. Non può mai risalire “verso l’alto” né uscire dalla cartella che Lei ha condiviso, così il resto del progetto rimane privato.

Come condividere con persone specifiche

Apra l’area File del Suo progetto.
Trovi il file o la cartella che desidera condividere. Selezioni l’azione Condividi sulla sua riga (l’icona di condivisione).
Nella finestra di dialogo, inserisca uno o più indirizzi e-mail nel campo di invito. Può incollarne diversi alla volta, separati da spazi o virgole.
Facoltativamente, aggiunga un breve messaggio affinché la persona sappia che cosa sta ricevendo.
Selezioni Invia inviti. Ogni persona riceve un’e-mail personalizzata con il proprio link personale.

Una volta invitata, ogni persona compare in un elenco all’interno della finestra di dialogo. Può vedere se ha già aperto il file e quante volte lo ha scaricato. Da quell’elenco può Invia di nuovo (rinviare l’e-mail) oppure Rimuovi una persona, il che interrompe solo il link di quella persona.

Come creare un link pubblico

Apra la finestra di dialogo di condivisione per il file o la cartella, come sopra.
Attivi Chiunque abbia il link può aprirlo.
Compare un link. Selezioni l’icona copia per copiarlo, quindi lo incolli dove Le serve.

Disattivando di nuovo questa opzione, la condivisione torna a essere solo su invito, così il link pubblico smette di funzionare mentre le persone invitate mantengono i propri.

Come mantenere sicura una condivisione

La finestra di dialogo di condivisione Le offre alcuni controlli. Si applicano a tutti coloro con cui condivide.

Scadenza. Per impostazione predefinita una condivisione smette di funzionare dopo 30 giorni. Può scegliere 7, 30 o 90 giorni, oppure “Nessuna scadenza”. Un periodo più breve è più sicuro per i file sensibili.
Password. Può impostare una password facoltativa. La persona deve quindi inserirla prima di poter visualizzare o scaricare. La password viene memorizzata in modo sicuro (non viene mai mostrata di nuovo a Lei), quindi la condivida con il destinatario tramite un canale separato, come una telefonata o un messaggio.
Confermare la propria e-mail. Quando questa opzione è attiva, a una persona invitata viene chiesto di confermare l’indirizzo e-mail a cui ha inviato il link prima di poter visualizzare il file. Questo rende un link inoltrato molto meno utile a chiunque altro.
Revocare. In qualsiasi momento può selezionare Revoca per disattivare l’intera condivisione. Ogni link, pubblico e personale, smette di funzionare immediatamente. Se condivide di nuovo lo stesso file in seguito, Wyroo crea un nuovo link, così un vecchio link revocato non può mai tornare attivo.

Suggerimento: per qualsiasi cosa sensibile, combini una scadenza breve con una password e “Confermare la propria e-mail”. Ogni livello è facile da aggiungere e si sommano tra loro.

Buono a sapersi

Un file condiviso mostra sempre la versione più recente. Se carica una nuova versione, lo stesso link continua a funzionare e mostra il nuovo file.
Ogni file o cartella ha un link di condivisione attivo alla volta. Ricondividere sostituisce quello precedente.
I destinatari possono solo visualizzare e scaricare, mai modificare, e non vedono mai il resto del Suo progetto.
Un’etichetta di stato della condivisione compare sulla riga del file nella libreria, così può capire a colpo d’occhio cosa è condiviso e fino a quando.