Ruoli e responsabilità

In un vero progetto di costruzione o di interni sono coinvolte molte persone: un architetto, un appaltatore principale, un elettricista, il cliente e altri ancora. I ruoli in Wyroo Le permettono di dare un nome a queste parti e di indicare chi ricopre ciascuna di esse. In questo modo tutti vedono a colpo d’occhio chi è responsabile di cosa, e Lei può tenere informate le persone giuste senza aggiungerle a ogni dettaglio del progetto.

Un ruolo risponde alla domanda “chi svolge questo lavoro?”. Non è la stessa cosa delle autorizzazioni di accesso, che controllano ciò che una persona può vedere e modificare nell’applicazione. Spieghiamo questa differenza più avanti.

Cosa può fare qui

Aggiungere ruoli a un progetto (per esempio architetto, appaltatore, elettricista).
Assegnare persone a ciascun ruolo. Possono essere membri del team, collaboratori del progetto o semplicemente un indirizzo e-mail per qualcuno che non ha ancora un account.
Inviare a un ruolo una breve panoramica via e-mail delle carte (attività) che lo riguardano. Questa e-mail si chiama digest del ruolo.
Silenziare un ruolo affinché smetta di inviare il digest programmato, oppure inviare un aggiornamento subito quando lo desidera.

I ruoli si trovano nelle impostazioni del board del progetto. Un ruolo può anche esistere senza persone al suo interno per il momento. Va bene: è un segnaposto che Lei può riempire una volta che sa chi svolge il lavoro.

Da dove provengono i ruoli

I ruoli vengono dapprima definiti una volta per l’intera azienda, così non deve ridigitarli in ogni progetto. Un amministratore li configura in Impostazioni, nel catalogo dei ruoli. Ogni ruolo ha un nome (come “Architetto” o “Appaltatore principale”), un colore affinché risalti sul board e una breve descrizione facoltativa di ciò che comprende.

Un ruolo può essere contrassegnato con “Aggiungi ai nuovi progetti”. I ruoli contrassegnati in questo modo formano il Suo set standard e vengono aggiunti automaticamente ai progetti che crea. In qualsiasi progetto esistente può richiamare quel set standard con il pulsante Applica ruoli standard.

Come aggiungere ruoli a un progetto

Apra il board del progetto e vada alle sue impostazioni.
Individui la sezione Ruoli.
Scelga Aggiungi ruoli.
Spunti uno o più ruoli dal catalogo della Sua azienda. Può aggiungerne diversi alla volta.
Confermi. I ruoli ora compaiono nel progetto, pronti perché Lei assegni le persone.

Se il Suo catalogo è vuoto, la pagina La rimanda al catalogo dei ruoli affinché un amministratore possa creare i primi ruoli.

Come assegnare persone a un ruolo

Nella sezione Ruoli, individui il ruolo che desidera ricoprire.
Scelga Gestisci membri.
Per aggiungere qualcuno con un account, lo selezioni dall’elenco dei membri del team e dei collaboratori, poi lo aggiunga.
Per aggiungere qualcuno senza account, passi all’opzione contatto e inserisca il suo indirizzo e-mail (e un nome, se lo desidera). Riceverà comunque il digest del ruolo via e-mail, insieme a un invito a creare un account.
Ripeta per ogni persona del ruolo. Per rimuovere qualcuno, usi il pulsante di rimozione accanto al suo nome.

Suggerimento: se l’e-mail che inserisce appartiene già a un utente Wyroo, Wyroo collega quell’account automaticamente, così la persona ottiene l’esperienza completa nell’app anziché solo le e-mail.

Gli amministratori dell’azienda possono anche assegnare questi ruoli direttamente dalla pagina del team di un progetto: aprano la carta di un membro del team, scelgano Gestisci ruoli e spuntino i ruoli che ricopre. Scegliendo un ruolo che il progetto non utilizza ancora, questo viene aggiunto qui automaticamente.

Come funziona il digest del ruolo

Il digest del ruolo è una breve e-mail che elenca le carte aperte collegate a un ruolo: il titolo della carta, in quale colonna si trova ed eventuali scadenze (le carte in ritardo sono segnalate). Non include mai discussioni interne o commenti, quindi è sicuro inviarlo a clienti e partner esterni.

Le persone con un account ricevono un collegamento diretto al board, filtrato sul loro ruolo.
Le persone senza account ricevono lo stesso elenco, oltre a un collegamento per registrarsi.

Lei controlla il digest in due punti:

Per ruolo. L’icona della campanella accanto a un ruolo attiva o disattiva il suo digest programmato. Un ruolo silenziato non invia nulla secondo la pianificazione regolare.
Per persona. All’interno di Gestisci membri, la campanella accanto a ciascun membro consente a quella singola persona di disattivare l’iscrizione, anche se il ruolo è attivo.

Per inviare un aggiornamento immediatamente, usi il pulsante di invio accanto a un ruolo. Un invio manuale parte anche se il ruolo è silenziato, ma rispetta sempre la disattivazione scelta dalla singola persona. Wyroo Le mostra quante persone e quante carte sono coinvolte prima dell’invio.

I ruoli non sono autorizzazioni di accesso

Questa è la cosa più importante da ricordare. Mettere qualcuno in un ruolo non gli dà accesso al progetto. L’accesso è gestito separatamente: veda Il Suo team per invitare persone e decidere chi può aprire il progetto. Usi i ruoli per descrivere la responsabilità e tenere le persone aggiornate via e-mail; usi le impostazioni di accesso per decidere chi può effettivamente aprire e modificare il lavoro.

Suggerimento: un contatto solo via e-mail in un ruolo è un ottimo modo per tenere informato un subappaltatore o un cliente senza dargli un account completo. Quando è pronto, l’invito nel suo digest lo configura.