La bacheca (Kanban)

La bacheca è il luogo in cui vive il lavoro del suo progetto. Mostra ogni attività come una scheda, ordinata in colonne che rappresentano la fase in cui si trova l’attività. Una bacheca Kanban (così chiamata da una parola giapponese che significa “tabellone”) è proprio questo: un elenco di cose da fare visivo in cui sposta le schede da sinistra a destra mentre il lavoro procede.

In un progetto edile o di interni questo mantiene tutti onesti. L’architetto, l’impresa, il cliente e chiunque lei inviti guardano tutti la stessa bacheca e vedono la stessa immagine: ciò che è ancora da iniziare, ciò su cui si sta lavorando in questo momento e ciò che è terminato.

Cosa può fare qui

• Vedere tutte le attività di un progetto (o di un singolo spazio) disposte in colonne.
• Trascinare una scheda da una colonna all’altra quando cambia il suo stato.
• Aggiungere una nuova scheda direttamente su una colonna in pochi secondi.
• Aprire qualsiasi scheda per vedere e modificare tutti i suoi dettagli: descrizione, a chi è assegnata, priorità, scadenza, etichette, liste di controllo, file e commenti.
• Cercare e filtrare la bacheca in modo da vedere solo ciò che le interessa.
• Osservare la bacheca aggiornarsi in tempo reale mentre i suoi colleghi di team spostano le cose, senza ricaricare la pagina.

Una scheda ha un tipo affinché tutti sappiano di che genere di elemento si tratta. In un progetto i tipi sono Azione, Problema, Decisione, Ottimizzazione e Documenti. Ogni scheda riceve inoltre un numero breve (per esempio WYR-42) così da potervi fare riferimento in una conversazione.

La navigazione della bacheca

In alto nella bacheca troverà alcune schede di navigazione. Sono viste diverse dello stesso insieme di schede:

• Backlog: un semplice elenco di schede che non sono ancora sulla bacheca. Le nuove idee e attività che non è ancora pronto a pianificare vivono qui finché non le sposta su una colonna.
• Kanban: la bacheca principale con le colonne. È la vista descritta da questa pagina.
• Completato: un archivio delle schede terminate. Può rivederle e riaprirne una se si scopre che il lavoro in realtà non è finito.
• Impostazioni della bacheca: dove configura le colonne, le etichette e gli epic di questo progetto. Questa scheda di navigazione appare solo se è autorizzato a gestire il progetto.

Suggerimento: Le stesse schede di navigazione funzionano anche all’interno di un singolo spazio. Quando sta guardando uno spazio, la bacheca mostra solo le schede di quello spazio, e un collegamento aggiuntivo la riporta alla bacheca dell’intero progetto.

Come spostare una scheda sulla bacheca

1. Apra la scheda di navigazione Kanban.
2. Trovi la scheda che vuole spostare.
3. Faccia clic e tenga premuto sulla scheda, poi la trascini nella colonna che corrisponde al suo nuovo stato.
4. Rilasci. La scheda resta dove l’ha lasciata, e anche tutti gli altri la vedono spostarsi.

Può anche trascinare una scheda verso l’alto o verso il basso all’interno di una colonna per cambiarne l’ordine. Se trascinare risulta scomodo, apra il menu della scheda (i tre punti) e usi Sposta in alto, Sposta in basso, oppure scelga un’altra colonna per nome.

Quando trascina una scheda in una colonna contrassegnata come “di chiusura” (spesso una colonna Completato), la scheda viene completata e passa alla vista Completato. La trascini di nuovo fuori, oppure usi Sposta nel backlog, per riaprirla.

Come aggiungere rapidamente una scheda

1. Scorra fino in fondo alla colonna a cui appartiene la scheda.
2. Faccia clic su Nuova scheda.
3. Digiti un titolo breve e prema Invio.

La scheda compare subito. La apra più tardi per compilare i dettagli.

Come trovare una scheda specifica

1. Usi la casella di ricerca sopra le colonne. Può cercare per titolo, per numero di scheda o per etichetta.
2. Clicchi sul pulsante Filtri accanto alla casella di ricerca. Qui può restringere la bacheca per tipo, categoria, ruolo o per la riunione per cui una scheda è stata preparata: ogni tipo di riunione del progetto compare nell’elenco, così poco prima di una riunione di cantiere basta un clic per verificare che l’agenda sia completa. Il pulsante mostra un contatore finché ci sono filtri attivi.
3. I filtri attivi compaiono come piccoli contrassegni dentro la casella di ricerca. Clicchi sulla croce di un contrassegno per togliere quel filtro, oppure scelga Rimuovi tutti i filtri in fondo al menu dei filtri.
4. Clicchi su un viso nella fila sotto la casella di ricerca per vedere solo le schede di quella persona.

Aggiornamenti in tempo reale

Non è necessario ricaricare. Quando qualcuno aggiunge, sposta o modifica una scheda, la sua bacheca si aggiorna da sola in un attimo. Se un collega di team sposta una scheda in un’altra colonna, vedrà un piccolo messaggio come “Ruud ha spostato WYR-10 in In corso”, così è chiaro chi ha fatto cosa.

Suggerimento: Poiché la bacheca è condivisa e in tempo reale, funziona bene come unica fonte di verità in una riunione di cantiere. La metta sullo schermo e percorra le colonne da destra a sinistra.

Per configurare le colonne e le etichette che rendono utili queste viste, veda Impostazioni della bacheca.