Travailler avec les cartes

Une carte est une seule unité de travail sur un tableau : une tâche, une question, une décision à prendre ou un problème à résoudre. Le tableau est votre liste de travail partagée, organisée en colonnes à travers lesquelles vous faites glisser les cartes au fur et à mesure que le travail passe de “à faire” à “terminé”. Ce chapitre porte sur les cartes elles-mêmes : ce qu’elles contiennent et qui peut modifier quoi.

Si le tableau est nouveau pour vous, commencez d’abord par la vue d’ensemble du tableau.

Ce qui figure sur une carte

Chaque carte possède un titre et un numéro (comme OAK-42). Le numéro est fixé une fois la carte créée, afin que chacun puisse s’y référer même si le titre change par la suite. Au-delà de cela, une carte peut contenir autant ou aussi peu que vous le souhaitez :

Un type, pour que chacun sache en un coup d’œil de quel genre de travail il s’agit. Sur un tableau de projet, les types sont Action, Problème, Décision, Optimisation et Documents. Chacun a sa propre couleur et sa propre icône.
Une description, une note plus longue avec de la place pour du texte en gras, des listes et des liens.
Une priorité : Critique, Élevée, Moyenne ou Faible.
Un assigné à : la seule personne responsable de la carte.
Une date de début et une échéance. Une carte dont l’échéance est dépassée est signalée comme en retard.
Un epic : une façon de regrouper des cartes liées entre elles (par exemple “Aménagement de la cuisine”).
Des étiquettes : de petites étiquettes à code couleur que vous pouvez apposer sur les cartes pour les marquer comme votre équipe le souhaite.
Des rôles : les personnes ou fonctions qu’une carte concerne (par exemple l’électricien ou le client).
Un espace : la pièce ou la zone à laquelle la carte appartient, si elle est liée à un seul endroit plutôt qu’à l’ensemble du travail.
Des sous-tâches : une liste de contrôle d’étapes plus petites, avec un décompte de progression. Chaque sous-tâche peut être assignée à une personne.
Des fichiers et des pièces jointes : dessins et photos liés ou joints à la carte.
Des commentaires : la conversation au sujet de la carte.

Créer une carte

Il existe deux moyens rapides de créer une carte.

En bas d’une colonne. Chaque colonne du tableau possède un bouton d’ajout en bas.

Ouvrez le tableau.
Cliquez sur le bouton ajouter sous la colonne où le travail doit figurer.
Saisissez un titre et appuyez sur Entrée. La carte apparaît dans cette colonne, prête à être remplie.

De n’importe où, avec la palette d’ajout rapide. C’est pratique lorsqu’une idée surgit et que vous n’êtes pas sur le tableau.

Appuyez sur Cmd+K (Mac) ou Ctrl+K (Windows) depuis n’importe où dans Wyroo.
Saisissez un titre.
Choisissez le projet auquel la carte appartient. Si vous êtes déjà dans un projet, il est choisi pour vous.
Choisissez éventuellement une personne à qui l’assigner.
Soumettez. La nouvelle carte atterrit dans la première colonne du projet, et un message vous fournit un lien direct vers elle.

Astuce : Gardez les titres courts et concrets. “Commander des carrelages supplémentaires pour la salle de bains” se lit mieux en un coup d’œil que “Carrelages”.

Remplir les détails d’une carte

Cliquez sur n’importe quelle carte pour ouvrir son panneau de détails. Le contenu de travail (la description et les sous-tâches) se trouve au centre, et les propriétés de la carte (statut, priorité, assigné à, dates, epic, étiquettes, etc.) se trouvent dans un panneau latéral. Sur un écran étroit, les propriétés se replient dans une section Détails que vous pouvez déplier.

La plupart des champs sont enregistrés dès que vous les modifiez. Une petite note “enregistré” le confirme. Pour définir ou modifier un champ, cliquez dessus et choisissez une valeur. Pour effacer un champ, utilisez son contrôle d’effacement.

Une note sur qui peut modifier quoi :

Le titre et la description sont le contenu rédigé de la carte. Seule la personne qui a créé la carte et les administrateurs de votre entreprise peuvent les modifier. Tous les autres les lisent et participent par le biais des commentaires.
Les propriétés et les sous-tâches peuvent être modifiées par quiconque est contributeur sur le projet. Les personnes disposant d’un accès en lecture seule voient tout, mais ne peuvent rien modifier.

Sous-tâches et progression

Les sous-tâches sont une simple liste de contrôle d’étapes plus petites à l’intérieur d’une carte. Elles sont parfaites pour décomposer “Installer la cuisine” en les étapes qui permettent d’y parvenir.

Ouvrez la carte.
Dans la section Sous-tâches, cliquez sur ajouter une sous-tâche.
Saisissez l’étape et appuyez sur Entrée. Elle est ajoutée à la liste et le champ de saisie se vide pour la suivante.
Cliquez sur le cercle à côté d’une sous-tâche pour la marquer comme terminée. Cliquez à nouveau pour la rouvrir.
Pour mettre quelqu’un sur une sous-tâche, cliquez sur l’icône de personne en pointillés sur sa ligne et choisissez un nom. Un champ de recherche est disponible, ce qui aide lorsqu’un projet compte beaucoup de personnes. Son avatar apparaît alors sur la ligne ; survolez-le pour voir de qui il s’agit. Pour la retirer à nouveau, ouvrez le même menu et choisissez non assigné.
Pour retirer une sous-tâche, utilisez le petit contrôle de suppression sur sa ligne.

Un badge indique combien de sous-tâches sont terminées sur le total (par exemple 3/5). Ce même décompte de progression est visible sur la carte sur le tableau, de sorte que vous pouvez voir où en est une carte sans l’ouvrir.

Fichiers, pièces jointes et commentaires

Vous pouvez joindre des images et des documents directement à une carte, et les captures d’écran collées sont enregistrées automatiquement comme pièces jointes. Les fichiers de projet peuvent également être liés à une carte (le fichier reste dans la bibliothèque, la carte ne fait que pointer vers lui), de sorte que le même dessin peut apparaître sur de nombreuses cartes.

Les commentaires sont l’endroit où se déroule la conversation au sujet d’une carte. Ils sont traités dans leur propre chapitre : voir Commentaires et mentions.

Astuce : Utilisez ensemble un assigné à et une échéance sur les cartes qui comptent. Wyroo utilise les deux pour faire remonter le travail le plus urgent en premier, de sorte qu’une carte en retard et de priorité élevée ne soit jamais enterrée.