Exporter le tableau en PDF

Sur un chantier, tout le monde n’a pas envie d’ouvrir une application. Parfois, vous avez besoin du travail sur papier : affiché au mur de la cabane de chantier, remis à un sous-traitant ou joint à un e-mail pour le client. Wyroo peut transformer votre tableau en un PDF soigné (un document imprimable) afin que le plan vous suive partout, même là où il n’y a pas de réseau.

Le tableau est votre liste de travail partagée, organisée en colonnes. Une carte est une tâche unique sur ce tableau. Si ces termes vous sont nouveaux, commencez par Le tableau (Kanban) et Travailler avec les cartes.

Ce que vous pouvez faire ici

L’export construit un PDF ponctuel à partir de votre tableau. Vous décidez de ce qui y figure :

Colonnes : choisissez les colonnes à inclure (par exemple, laissez de côté une colonne “Terminé” dont vous n’avez pas besoin sur papier).
Regroupement : regroupez les cartes par colonne ou par rôle, afin que le document soit trié de la manière qui convient au lecteur.
Filtres : restreignez à un seul type de carte, un seul rôle ou une seule personne, afin que chacun ne voie que ce qui le concerne.
Cartes terminées : incluez les cartes terminées ou laissez-les de côté pour un aperçu net de “ce qu’il reste à faire”.
QR codes : ajoutez à chaque carte un petit code-barres carré qui, scanné avec un téléphone, ouvre cette carte en ligne.

Le PDF est légèrement personnalisé avec le nom et le code de votre projet, la date et l’heure de sa création, et un numéro de page sur chaque page. Chaque carte affiche son numéro et son titre, ainsi que tout ce qu’elle contient : à qui elle est assignée, ses rôles, ses étiquettes, sa date d’échéance et la progression de ses sous-tâches (par exemple “3/5”). En dessous, le document imprime la description de la carte et liste chaque sous-tâche une par une, cochée ou non, avec la personne à qui elle est assignée.

Comment exporter le tableau

Ouvrez le tableau de votre projet.
Sélectionnez Exporter en PDF.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez les Colonnes que vous voulez. Par défaut, chaque colonne active est sélectionnée.
Sous Regrouper par, choisissez Colonne ou Rôle.
Utilisez les filtres Type, Rôle et Assigné à si vous voulez restreindre la liste. Laissez-les sur Tout pour tout inclure.
Activez Inclure les cartes terminées si vous voulez le travail terminé dans le document.
Activez ou désactivez QR code sur chaque carte. Il est activé par défaut.
Sélectionnez Télécharger. Votre navigateur enregistre le PDF, nommé d’après votre projet.

Astuce : les choix dans la fenêtre sont indépendants des filtres du tableau que vous avez pu définir à l’écran. Réglez-les ici exactement comme vous voulez que le PDF se présente.

Utiliser les QR codes sur le chantier

Un QR code est un petit code-barres carré que vous scannez avec l’appareil photo de votre téléphone. Deux types apparaissent dans l’export :

Le QR du tableau en haut de la première page ouvre le tableau en ligne, avec les mêmes filtres que ceux que vous avez exportés. Scannez-le pour passer du papier au tableau en direct.
Le QR par carte ouvre cette carte unique. Remettez une feuille imprimée à un sous-traitant, laissez-le scanner la carte sur laquelle il travaille, et il y accède directement (sans recherche).

Les deux liens sont protégés par une connexion. Si une personne non connectée scanne un code, elle ne voit que l’écran de connexion et rien d’autre, de sorte qu’un imprimé laissé sur un bureau ne divulgue pas votre projet.

Conseils pratiques

Créez une fiche ciblée en filtrant sur un rôle ou une personne, afin qu’un corps de métier ne reçoive que ses propres tâches.
Regroupez par rôle lorsque le lecteur s’intéresse à qui fait quoi ; regroupez par colonne lorsqu’il s’intéresse à l’étape du travail.
Laissez les cartes terminées de côté pour une fiche rapide de “ce qui reste à faire”, ou incluez-les lorsque vous avez besoin d’un dossier complet.
Réexportez à tout moment. Le PDF est un instantané du moment où vous le créez, générez-en donc un nouveau chaque fois que le tableau évolue.
Les colonnes vides sont ignorées automatiquement, ce qui permet de garder le document compact.

Pour travailler sur le tableau en direct plutôt que sur un imprimé, consultez le backlog et les filtres. Pour configurer les rôles selon lesquels vous pouvez regrouper et filtrer, consultez Rôles et responsabilités.