Partager des fichiers

Parfois, les personnes qui ont besoin d’un plan, d’une photo ou d’un devis ne font pas partie de l’équipe du projet. Un fournisseur, un inspecteur du bâtiment, le partenaire d’un client. Wyroo vous permet de partager un seul fichier, ou un dossier entier, avec des personnes en dehors du projet via un lien sécurisé, sans leur donner de compte ni accès au reste du projet.

Ceci fait partie de l’espace des fichiers du projet, qui peut encore être en avant-première sur votre compte ou ne pas être activé. Si vous ne voyez pas d’option de partage, elle arrive.

Ce que vous pouvez faire ici

Un partage donne à une personne extérieure au projet un moyen sûr de consulter et télécharger un fichier ou un dossier. Elle ne peut rien voir d’autre dans le projet et ne peut pas modifier le fichier. Vous gardez le contrôle du lien à tout moment.

Il existe deux façons de partager, et vous pouvez utiliser les deux à la fois :

Inviter des personnes par e-mail. C’est la méthode principale. Vous saisissez une ou plusieurs adresses e-mail et Wyroo envoie à chaque personne son propre lien privé. Vous pouvez voir qui l’a ouvert et qui a téléchargé le fichier. C’est le choix le plus sûr, car le lien est lié à cette personne.
Activer un lien public. C’est facultatif. Cela crée un lien que toute personne qui le possède peut ouvrir, sans invitation nécessaire. Utile lorsque vous souhaitez coller un lien dans une conversation ou un fil de messages, mais moins privé, car toute personne à qui le lien est transféré peut également l’ouvrir.

Lorsque vous partagez un dossier, la personne peut ouvrir le dossier, entrer dans les sous-dossiers qu’il contient et télécharger des fichiers. Elle ne peut jamais remonter “vers le haut” ni sortir du dossier que vous avez partagé, de sorte que le reste du projet reste privé.

Comment partager avec des personnes précises

Ouvrez l’espace Fichiers de votre projet.
Trouvez le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager. Sélectionnez l’action Partager sur sa ligne (l’icône de partage).
Dans la boîte de dialogue, saisissez une ou plusieurs adresses e-mail dans le champ d’invitation. Vous pouvez en coller plusieurs à la fois, séparées par des espaces ou des virgules.
Ajoutez éventuellement un court message pour que la personne sache ce qu’elle reçoit.
Sélectionnez Envoyer les invitations. Chaque personne reçoit un e-mail à votre image avec son propre lien personnel.

Une fois invitée, chaque personne apparaît dans une liste à l’intérieur de la boîte de dialogue. Vous pouvez voir si elle a déjà ouvert le fichier et combien de fois elle l’a téléchargé. Depuis cette liste, vous pouvez Renvoyer (renvoyer l’e-mail) ou Retirer une personne, ce qui coupe uniquement le lien de cette personne.

Comment créer un lien public

Ouvrez la boîte de dialogue de partage pour le fichier ou le dossier, comme ci-dessus.
Activez Toute personne disposant du lien peut ouvrir.
Un lien apparaît. Sélectionnez l’icône copier pour le copier, puis collez-le où vous en avez besoin.

Désactiver à nouveau cette option rend le partage accessible uniquement sur invitation, de sorte que le lien public cesse de fonctionner tandis que les personnes invitées conservent les leurs.

Garder un partage sécurisé

La boîte de dialogue de partage vous offre quelques contrôles. Ils s’appliquent à toutes les personnes avec qui vous partagez.

Expiration. Par défaut, un partage cesse de fonctionner après 30 jours. Vous pouvez choisir 7, 30 ou 90 jours, ou “Pas d’expiration”. Une durée plus courte est plus sûre pour les fichiers sensibles.
Mot de passe. Vous pouvez définir un mot de passe facultatif. La personne doit alors le saisir avant de pouvoir consulter ou télécharger. Le mot de passe est stocké en toute sécurité (il ne vous est jamais réaffiché), partagez-le donc avec le destinataire par un canal distinct, comme un appel téléphonique ou un message.
Confirmer son e-mail. Lorsque cette option est activée, il est demandé à une personne invitée de confirmer l’adresse e-mail à laquelle vous avez envoyé le lien avant de pouvoir consulter le fichier. Cela rend un lien transféré bien moins utile à quelqu’un d’autre.
Révoquer. À tout moment, vous pouvez sélectionner Révoquer pour désactiver l’ensemble du partage. Chaque lien, public et personnel, cesse de fonctionner immédiatement. Si vous partagez à nouveau le même fichier plus tard, Wyroo crée un nouveau lien, de sorte qu’un ancien lien révoqué ne peut jamais redevenir actif.

Astuce : pour tout ce qui est sensible, combinez une expiration courte avec un mot de passe et “Confirmer son e-mail”. Chaque couche est facile à ajouter et elles se cumulent.

Bon à savoir

Un fichier partagé affiche toujours la dernière version. Si vous téléversez une nouvelle version, le même lien continue de fonctionner et affiche le nouveau fichier.
Chaque fichier ou dossier possède un seul lien de partage actif à la fois. Repartager remplace le précédent.
Les destinataires peuvent uniquement consulter et télécharger, jamais modifier, et ils ne voient jamais le reste de votre projet.
Une pastille indiquant l’état du partage apparaît sur la ligne du fichier dans la bibliothèque, ce qui vous permet de voir d’un coup d’œil ce qui est partagé et jusqu’à quand.