Votre équipe et vos collaborateurs

Un projet de construction ou d’aménagement intérieur est un travail d’équipe. Wyroo réunit tout le monde dans le même espace de travail : les personnes de votre propre entreprise ainsi que les partenaires externes et les clients que vous invitez à participer. Ce chapitre explique qui peut voir et modifier un projet, et comment y ajouter ou en retirer des personnes.

Deux types de personnes dans un projet

Il y a deux façons pour quelqu’un de faire partie d’un projet.

Membres de l’entreprise. Ce sont les personnes au sein de votre propre entreprise qui utilisent Wyroo avec vous. Elles se connectent et peuvent accéder aux projets de l’entreprise. Ce qu’elles sont autorisées à faire dépend de leur rôle dans l’entreprise (défini par un administrateur).
Collaborateurs externes. Ce sont des personnes extérieures à votre entreprise : un client, un architecte, un entrepreneur, un fournisseur. Vous les invitez à un projet précis. Elles ne voient que ce projet, rien d’autre dans votre entreprise. Sur la page de l’équipe, elles reçoivent un tag « Externe » pour que vous puissiez les distinguer en un coup d’œil.

Ensemble, les membres de l’entreprise et les collaborateurs externes constituent l’équipe du projet que vous voyez sur la page de l’équipe du projet.

Éditeur ou lecteur : ce que chacun peut faire

Lorsque vous invitez un collaborateur externe, vous choisissez l’un des deux rôles. Le rôle détermine ce qu’il peut faire dans ce projet.

Rôle	Peut voir le projet	Peut modifier des éléments (cartes, tableau, fichiers)
Éditeur	Oui	Oui
Lecteur	Oui	Non

En clair :

Un lecteur peut ouvrir le projet et tout lire : le tableau, les cartes (les tickets de tâches), les fichiers et la conversation. Un lecteur ne peut pas déplacer les cartes, les modifier ni changer le projet. Lecteur est la valeur par défaut sûre pour un client qui a seulement besoin de suivre l’avancement.
Un éditeur peut faire tout cela et aussi apporter des modifications : créer et déplacer des cartes, modifier leurs détails et ajouter des fichiers.

Les membres de l’entreprise fonctionnent de la même manière via leur rôle dans l’entreprise. Un membre disposant de droits de modification peut changer le tableau ; un membre sans ces droits peut toujours le voir mais pas le modifier. Pour en savoir plus sur le tableau et les cartes, consultez le chapitre tableau.

Astuce : en cas de doute, invitez quelqu’un en tant que lecteur. Vous pouvez toujours le faire passer éditeur plus tard en le retirant puis en le réinvitant avec le nouveau rôle.

Attribuer un rôle de projet à un membre de l’équipe

Au-delà de ce que quelqu’un peut faire (éditeur ou lecteur ci-dessus), vous pouvez consigner le rôle qu’il joue sur le projet : architecte, client, entrepreneur principal, et ainsi de suite. Il s’agit des rôles du projet, et ils sont distincts des autorisations d’accès.

Si vous êtes administrateur de l’entreprise, vous pouvez attribuer ces rôles à n’importe quel membre de l’équipe sans quitter la page de l’équipe :

Trouvez la personne sur la page de l’équipe.
Cliquez sur Gérer les rôles sur sa carte, ou sur Ajouter un rôle si elle n’en a encore aucun.
Cochez les rôles qu’elle occupe sur ce projet, puis cliquez sur Enregistrer.

Ses rôles apparaissent sous forme de pastilles colorées sur sa carte. Choisir un rôle que le projet n’utilise pas encore l’ajoute automatiquement, vous n’avez donc pas besoin de le configurer au préalable. Pour retirer un rôle, ouvrez le même panneau et décochez-le.

Seuls les administrateurs de l’entreprise peuvent modifier les rôles ; tous les autres voient les pastilles mais ne peuvent pas les modifier. Pour créer ou renommer les rôles utilisés par votre entreprise, consultez le chapitre sur les rôles.

Comment inviter quelqu’un à un projet

Vous devez disposer de l’autorisation pour inviter des collaborateurs (votre administrateur la contrôle).

Ouvrez le projet et rendez-vous sur sa page de l’équipe.
Cliquez sur Inviter un collaborateur.
Saisissez l’adresse e-mail de la personne.
Choisissez son rôle : Éditeur ou Lecteur.
Cliquez sur Envoyer l’invitation.

La personne reçoit un e-mail avec un lien pour rejoindre le projet. Si elle n’a pas encore de compte Wyroo, le lien lui permet d’en créer un. Elle n’obtient l’accès qu’à ce seul projet.

Invitations en attente

Une invitation reste « en attente » jusqu’à ce que la personne l’accepte. Vous pouvez voir toutes les invitations en attente pour un projet sur la page de l’équipe, y compris qui a envoyé chacune d’elles et quand elle expire. Pour chaque invitation en attente, vous pouvez :

Copier le lien pour le partager d’une autre manière (par exemple par chat), à l’aide du bouton de lien.
Renvoyer l’e-mail d’invitation s’il a été perdu.
Révoquer l’invitation si vous ne souhaitez plus que cette personne rejoigne le projet. La révocation empêche le lien de fonctionner.

Demandes d’accès

Parfois, une personne accède à un projet sans invitation : elle suit un lien de carte provenant d’un document partagé ou exporté et demande à le rejoindre. C’est une demande d’accès.

Les demandes d’accès apparaissent sur la page de l’équipe pour les personnes pouvant gérer les collaborateurs. Pour chaque demande, vous pouvez voir qui la formule et tout message laissé. Vous pouvez ensuite :

Approuver la demande et choisir un rôle (lecteur ou éditeur). La personne devient immédiatement collaborateur et est notifiée.
Refuser la demande si la personne ne devrait pas avoir accès.

Retirer des personnes

Pour retirer un collaborateur externe, trouvez-le sur la page de l’équipe et utilisez le bouton de retrait à côté de son nom. Il perd aussitôt l’accès au projet.
Les membres de l’entreprise ne sont pas retirés ici. Ils sont gérés dans les paramètres d’équipe de votre entreprise, car les retirer affecte chaque projet, pas seulement celui-ci.

Astuce : retirer un collaborateur est instantané et réversible. Si vous retirez la mauvaise personne, il suffit de l’inviter à nouveau.