Annoter des PDF et des plans

Un plan n’aide que lorsque tout le monde lit la même chose. Wyroo vous permet d’ouvrir un PDF ou un plan directement dans le navigateur et de l’annoter : posez une épingle à l’endroit qui demande de l’attention, dessinez un cadre autour d’une zone et écrivez une courte note. Toute l’équipe voit les mêmes marques, peut répondre et les cocher une fois qu’elles sont réglées. C’est l’équivalent sur chantier de pointer un plan en disant : “ce point précis ici”.

Note : L’annotation des fichiers fait partie d’une fonctionnalité que nous déployons progressivement. Elle peut être en aperçu sur votre compte, ou pas encore activée. Si vous ne la voyez pas, c’est la raison.

Ce que vous pouvez faire ici

Une marque sur un plan s’appelle une annotation. Chaque annotation comporte une courte note, et les personnes peuvent y répondre comme dans une petite conversation. Il existe deux types de marques :

• Une épingle : un point unique numéroté que vous posez à un endroit précis. Idéale pour “cette prise est au mauvais endroit”.
• Une zone : un cadre que vous dessinez autour d’une région. Idéale pour “tout ce mur doit être recarrelé”.

Chaque marque est numérotée pour que l’on puisse s’y référer (“voir le numéro 3”). Une marque est soit ouverte (encore à traiter), soit résolue (réglée). Vous pouvez :

• Ajouter des épingles et des zones, chacune avec une note.
• Répondre à une marque pour garder la discussion au même endroit.
• Résoudre une marque une fois terminée, et la rouvrir si elle revient.
• Déplacer une marque, ou redimensionner une zone, si elle s’est retrouvée au mauvais endroit.
• Transformer une marque en carte sur le tableau, pour qu’un constat devienne un travail suivi.
• Télécharger une copie aplatie du plan avec toutes les marques et notes imprimées dessus.

Les épingles et les zones sont enregistrées sous forme de fraction de la page, et non en pixels, afin de rester en place lorsque vous zoomez ou ouvrez le plan sur un autre écran.

Annoter un plan

1. Ouvrez le fichier depuis l’onglet Fichiers du projet et choisissez de l’annoter. Le plan s’ouvre en pleine page.
2. Pour zoomer, utilisez les boutons de zoom en bas, ou maintenez Cmd (Mac) ou Ctrl (Windows) et faites défiler. Sur un écran tactile, pincez pour zoomer. Faites glisser avec un doigt ou la souris pour vous déplacer sur une page agrandie.
3. Utilisez les flèches de page en bas pour passer d’une page à l’autre.
4. Pour poser une épingle, cliquez sur l’outil Épingle, puis cliquez à l’endroit voulu sur le plan.
5. Pour dessiner une zone, cliquez sur l’outil Zone, puis appuyez et faites glisser un cadre autour de la région.
6. Un panneau de note s’ouvre. Saisissez votre note et enregistrez-la. Vous pouvez mettre le texte en gras ou en italique, et ajouter un lien.

Pour ouvrir une marque existante, il suffit de la toucher. Sa note et toutes les réponses apparaissent dans le panneau latéral.

Répondre et résoudre

1. Touchez une marque pour ouvrir son fil.
2. Pour contribuer à la discussion, saisissez votre texte dans le champ de réponse en bas et envoyez-le.
3. Une fois le travail terminé, choisissez Résoudre. La marque passe du bleu au vert lime, ce qui permet de distinguer facilement un point résolu d’un point encore ouvert.
4. Si le problème revient, rouvrez la marque et choisissez Rouvrir.

Les personnes qui ont créé une marque, ainsi que les administrateurs de votre entreprise, peuvent la déplacer, redimensionner une zone ou la supprimer. Toute personne pouvant contribuer au projet peut ajouter des marques, répondre et résoudre.

Transformer une marque en carte

Lorsqu’une marque correspond à un vrai travail qui doit être suivi, vous pouvez la transmettre au tableau sans la retaper.

1. Ouvrez le fil de la marque.
2. Choisissez l’option pour créer une carte à partir de celle-ci (la petite icône de tableau dans l’en-tête du fil).
3. Un court formulaire s’ouvre, pré-rempli avec la note comme titre. Choisissez la colonne où elle doit arriver, un type et, en option, un assigné à ainsi qu’un ou plusieurs rôles.
4. Créez la carte. Un lien de retour vers celle-ci apparaît sur la marque, afin que vous puissiez toujours passer du plan au travail et inversement.

C’est ainsi qu’un défaut repéré sur un plan devient une tâche dont quelqu’un est responsable. Pour en savoir plus sur les cartes, voir Travailler avec les cartes.

Comment les notes sont reportées entre les versions

Les marques sont liées à la version exacte du fichier sur laquelle elles ont été créées, de sorte qu’une ancienne note ne se retrouve jamais sur un plan qui a changé en dessous.

Lorsque vous téléversez une nouvelle version d’un plan, Wyroo reporte les marques ouvertes (et leurs réponses) sur la nouvelle version, afin que la conversation ne soit pas perdue. Chaque marque reportée est signalée comme à vérifier, avec une bannière vous rappelant de la contrôler. La raison est simple : le plan a pu être déplacé, de sorte qu’une épingle qui était juste auparavant peut maintenant pointer au mauvais endroit.

1. Ouvrez la nouvelle version. Les marques reportées affichent une note ambre “vérifier la position”.
2. Contrôlez chacune par rapport au nouveau plan.
3. Si elle pointe toujours au bon endroit, confirmez-la. Sinon, faites-la glisser là où elle doit être, ce qui efface le signalement automatiquement.

Les marques déjà résolues ne sont pas reportées, puisqu’elles étaient terminées. Vous pouvez toujours ouvrir une version antérieure en lecture seule pour consulter ses marques et son historique.

Astuce : Résolvez les marques au fur et à mesure que vous les corrigez plutôt que de les supprimer. Une marque résolue reste une trace de ce qui a été soulevé et de qui l’a clôturé, ce qui vaut beaucoup lorsque quelqu’un demande plus tard : “a-t-on déjà réglé cela ?”.

Astuce : La copie téléchargée avec les marques imprimées dessus est pratique pour l’envoyer à une personne qui n’est pas dans Wyroo, comme un fournisseur. Elle inclut aussi une liste numérotée de toutes les notes à la fin.