Rôles et responsabilités

Sur un véritable projet de construction ou d’aménagement intérieur, de nombreuses personnes interviennent : un architecte, un entrepreneur principal, un électricien, le client, et d’autres encore. Les rôles dans Wyroo vous permettent de nommer ces intervenants et d’indiquer qui remplit chacun d’eux. Ainsi, chacun voit d’un coup d’œil qui est responsable de quoi, et vous pouvez tenir les bonnes personnes informées sans les ajouter à chaque détail du projet.

Un rôle répond à la question “qui effectue ce travail ?”. Ce n’est pas la même chose que les autorisations d’accès, qui contrôlent ce qu’une personne peut voir et modifier dans l’application. Nous expliquons cette différence ci-dessous.

Ce que vous pouvez faire ici

• Ajouter des rôles à un projet (par exemple architecte, entrepreneur, électricien).
• Assigner des personnes à chaque rôle. Il peut s’agir de membres de l’équipe, de collaborateurs du projet, ou simplement d’une adresse e-mail pour une personne qui n’a pas encore de compte.
• Envoyer à un rôle un bref aperçu par e-mail des cartes (tâches) qui le concernent. Cet e-mail est appelé le digest de rôle.
• Mettre un rôle en sourdine pour qu’il cesse d’envoyer le digest planifié, ou envoyer une mise à jour immédiatement quand vous le souhaitez.

Les rôles se trouvent dans les paramètres du board du projet. Un rôle peut aussi exister sans aucune personne pour l’instant. C’est tout à fait acceptable : il s’agit d’un emplacement réservé que vous pourrez remplir une fois que vous saurez qui effectue le travail.

D’où viennent les rôles

Les rôles sont d’abord définis une fois pour l’ensemble de votre entreprise, afin que vous n’ayez pas à les ressaisir sur chaque projet. Un administrateur les configure sous Paramètres, dans le catalogue des rôles. Chaque rôle a un nom (comme “Architecte” ou “Entrepreneur principal”), une couleur pour qu’il ressorte sur le board, et une courte description facultative de ce qu’il recouvre.

Un rôle peut être marqué “Ajouter aux nouveaux projets”. Les rôles marqués ainsi forment votre ensemble standard et sont ajoutés automatiquement aux projets que vous créez. Sur tout projet existant, vous pouvez importer cet ensemble standard à l’aide du bouton Appliquer les rôles standard.

Comment ajouter des rôles à un projet

1. Allez dans Paramètres > Paramètres du tableau (ou l’onglet Paramètres du tableau sur le tableau).
2. Repérez la section Rôles.
3. Choisissez Ajouter des rôles.
4. Cochez un ou plusieurs rôles dans le catalogue de votre entreprise. Vous pouvez en ajouter plusieurs à la fois.
5. Confirmez. Les rôles apparaissent désormais sur le projet, prêts à ce que vous y assigniez des personnes.

Si votre catalogue est vide, la page vous renvoie au catalogue des rôles afin qu’un administrateur puisse créer les premiers rôles.

Comment assigner des personnes à un rôle

1. Dans la section Rôles, repérez le rôle que vous souhaitez remplir.
2. Choisissez Gérer les membres.
3. Pour ajouter une personne disposant d’un compte, sélectionnez-la dans la liste des membres de l’équipe et des collaborateurs, puis ajoutez-la.
4. Pour ajouter une personne sans compte, passez à l’option contact et saisissez son adresse e-mail (et un nom, si vous le souhaitez). Elle recevra tout de même le digest de rôle par e-mail, accompagné d’une invitation à créer un compte.
5. Répétez l’opération pour chaque personne du rôle. Pour retirer une personne, utilisez le bouton de retrait à côté de son nom.

Conseil : si l’adresse e-mail que vous saisissez appartient déjà à un utilisateur Wyroo, Wyroo associe ce compte automatiquement afin que la personne bénéficie de l’expérience complète dans l’application plutôt que des e-mails uniquement.

Les administrateurs de l’entreprise peuvent aussi attribuer ces rôles directement depuis la page de l’équipe d’un projet : ouvrez la carte d’un membre de l’équipe, choisissez Gérer les rôles et cochez les rôles qu’il occupe. Choisir un rôle que le projet n’utilise pas encore l’ajoute ici automatiquement.

Comment fonctionne le digest de rôle

Le digest de rôle est un bref e-mail qui répertorie les cartes ouvertes liées à un rôle : le titre de la carte, la colonne dans laquelle elle se trouve, et toute échéance (les cartes en retard sont signalées). Il n’inclut jamais de discussions internes ni de commentaires, il peut donc être envoyé en toute sécurité aux clients et aux partenaires externes.

• Les personnes disposant d’un compte reçoivent un lien direct vers le board, filtré sur leur rôle.
• Les personnes sans compte reçoivent la même liste, accompagnée d’un lien pour s’inscrire.

Vous contrôlez le digest à deux endroits :

1. Par rôle. L’icône de cloche à côté d’un rôle active ou désactive son digest planifié. Un rôle mis en sourdine n’envoie rien selon le calendrier régulier.
2. Par personne. Dans Gérer les membres, la cloche à côté de chaque membre permet à cette personne précise de se désinscrire, même si le rôle est activé.

Pour envoyer une mise à jour immédiatement, utilisez le bouton d’envoi à côté d’un rôle. Un envoi manuel part même si le rôle est en sourdine, mais il respecte toujours la désinscription propre à chaque personne. Wyroo vous indique combien de personnes et combien de cartes sont concernées avant l’envoi.

Les rôles ne sont pas des autorisations d’accès

C’est la chose la plus importante à retenir. Placer une personne dans un rôle ne lui donne pas accès au projet. L’accès est géré séparément : consultez Votre équipe pour inviter des personnes et décider qui peut ouvrir le projet. Utilisez les rôles pour décrire la responsabilité et tenir les personnes informées par e-mail ; utilisez les paramètres d’accès pour décider qui peut réellement ouvrir et modifier le travail.

Conseil : un contact uniquement par e-mail dans un rôle est un excellent moyen de tenir un sous-traitant ou un client informé sans lui donner un compte complet. Lorsqu’il est prêt, l’invitation contenue dans son digest le met en place.