Je bedrijfsteam

Je bedrijf is de werkruimte die al je projecten bevat. De mensen erin vormen je bedrijfsteam: de collega’s die met je inloggen en elke dag aan je projecten werken. Op deze pagina lees je hoe je ze binnenhaalt, wat elke rol mag, hoe je iemands rol wijzigt en hoe je iemand verwijdert.

Dit is iets anders dan een klant of een externe partner uitnodigen voor één project. Die mensen zijn projectsamenwerkers en zien alleen dat ene project waarvoor je ze uitnodigt. Daarvoor kijk je bij Je team en samenwerkers. Deze pagina gaat over je eigen medewerkers.

Let op: het bedrijfsteam beheren is een taak voor beheerders. Je ziet het scherm met teaminstellingen alleen als je rol je het team laat beheren. Iedereen anders kan gewoon doorwerken zonder dat scherm.

Waar je het vindt

Open je instellingen en ga naar Team. Daar zie je drie dingen:

Leden: iedereen in je bedrijf, elk met een rol die je kunt wijzigen.
Openstaande uitnodigingen: mensen die je hebt uitgenodigd maar die nog niet zijn toegetreden.
Lid uitnodigen: de knop om iemand nieuws binnen te halen.

Is je abonnement verlopen, dan verschijnt er bovenaan een rode melding en staat de uitnodigknop uit. Je kunt het team dan nog wel opschonen (rollen wijzigen, mensen verwijderen) terwijl je de facturatie regelt. Zie Abonnementen en facturatie.

De drie rollen

Elk bedrijfslid heeft één rol. De rol bepaalt wat die persoon in al je projecten mag doen. Wyroo komt met drie rollen.

Rol	In gewone taal
Eigenaar / Beheerder	Volledige toegang. Runt het bedrijf.
Editor	De dagelijkse werkrol. Kan projectwerk aanmaken en wijzigen.
Kijker	Alleen-lezen. Mag kijken maar niets wijzigen.

Dit is wat elke rol kan.

Eigenaar / Beheerder. Dit is de persoon die het bedrijf heeft opgezet, plus iedereen die hij of zij naar hetzelfde niveau tilt. Een beheerder kan alles: projecten aanmaken, bewerken en verwijderen, producten en ruimtes beheren, reacties plaatsen en verwijderen, specsheets exporteren, mensen uitnodigen voor projecten en het bedrijfsteam en de facturatie beheren. Heb je iemand nodig die de werkruimte kan runnen als jij er niet bent, maak die persoon dan beheerder.
Editor. De rol die de meeste van je medewerkers krijgen. Een editor kan projecten aanmaken, bewerken en bekijken, producten toevoegen en bewerken, ruimtes beheren, meedoen aan het gesprek (reacties lezen, plaatsen, verwijderen en liken), specsheets exporteren en samenwerkers uitnodigen voor een project. Een editor kan niet het bedrijfsteam beheren, de facturatie wijzigen of een project verwijderen. Dit is de juiste rol voor een ontwerper, een projectleider of iedereen die het echte werk doet.
Kijker. Een kijk-maar-raak-niets rol. Een kijker kan projecten en producten openen en lezen, reacties lezen en liken, en specsheets exporteren. Een kijker kan niets aanmaken of wijzigen. Gebruik dit voor iemand die het werk wil volgen zonder het te kunnen bewerken.

Hoe rollen samenhangen met rechten

Een rol is eigenlijk gewoon een bundel kleine rechten onder één naam. Elk recht is één specifiek ding dat iemand mag doen, bijvoorbeeld “een project aanmaken”, “een reactie plaatsen” of “een specsheet exporteren”. Wyroo controleert het recht, niet de functietitel, telkens als iemand iets probeert te doen.

In het dagelijks gebruik zet je deze niet één voor één aan of uit. Je kiest een rol, en de rol draagt het juiste setje rechten mee. De tabel hieronder laat het grote plaatje zien.

Wat ze kunnen doen	Eigenaar / Beheerder	Editor	Kijker
Projecten, producten en reacties bekijken	Ja	Ja	Ja
Specsheets exporteren	Ja	Ja	Ja
Projecten aanmaken en bewerken	Ja	Ja	Nee
Producten, ruimtes en reacties beheren	Ja	Ja	Nee
Samenwerkers uitnodigen voor een project	Ja	Ja	Nee
Het bedrijfsteam beheren	Ja	Nee	Nee
Een project verwijderen, facturatie beheren	Ja	Nee	Nee

Eén ding is goed om te weten: als je abonnement in de alleen-lezen modus staat, worden de schrijfrechten (aanmaken, bewerken, verwijderen) voor iedereen gepauzeerd, terwijl lezen, exporteren en teambeheer open blijven zodat je het abonnement kunt herstellen. Dit is een facturatiestatus, geen wijziging van een rol. Zie Abonnementen en facturatie.

Hoe je een bedrijfslid uitnodigt

Ga naar Instellingen en dan Team.
Klik op Lid uitnodigen.
Voer het e-mailadres van de persoon in.
Kies hun rol: Eigenaar / Beheerder, Editor of Kijker. Twijfel je, dan is Editor de gebruikelijke keuze.
Klik op Uitnodiging versturen.

De persoon krijgt een e-mail met een link om bij je bedrijf te komen. Heeft die nog geen Wyroo-account, dan kan hij of zij er via de link meteen een aanmaken en komt direct in je werkruimte terecht.

Let op: je kunt pas mensen uitnodigen zodra je eigen e-mailadres is geverifieerd. Dat voorkomt dat nepaccounts namens het platform uitnodigingen versturen. Worden uitnodigingen geblokkeerd, kijk dan eerst in je inbox naar de verificatiemail.

Openstaande uitnodigingen

Een uitnodiging blijft openstaand tot de persoon hem accepteert. Je ziet alle openstaande uitnodigingen op de Team-pagina, met wie elke uitnodiging stuurde en wanneer hij verloopt. Per openstaande uitnodiging kun je:

De link kopiëren om hem op een andere manier te delen, bijvoorbeeld via chat, met de linkknop.
De uitnodigingsmail opnieuw versturen als hij is zoekgeraakt.
De uitnodiging intrekken als je niet meer wilt dat die persoon meedoet. Intrekken zorgt dat de link niet meer werkt.

Iemands rol wijzigen

Zoek de persoon op de Team-pagina in de ledenlijst.
Open het rollijstje naast hun naam.
Kies de nieuwe rol.

De wijziging gaat meteen in, en de toegang van de persoon wordt bij de volgende actie bijgewerkt. Je kunt je eigen rol niet wijzigen vanaf dit scherm. Die beveiliging voorkomt dat je jezelf per ongeluk buitensluit van het bedrijf dat je runt. Moet je eigen rol veranderen, vraag dat dan aan een andere beheerder.

Een lid verwijderen

Zoek de persoon op de Team-pagina in de ledenlijst.
Klik op de verwijderknop (het personen-icoon) naast hun naam.
Bevestig in het dialoogvenster dat verschijnt.

Een lid verwijderen haalt die persoon uit het hele bedrijf, dus hij of zij verliest in één keer toegang tot elk project. Daarom is dit anders dan een projectsamenwerker verwijderen, wat maar één project raakt. Jezelf kun je hier niet verwijderen.

Tip: vertrekt iemand alleen uit één project, verwijder die persoon dan niet uit het bedrijf. Regel dat op de eigen Team-pagina van het project. Zie Je team en samenwerkers.

Hoe facturatie hierin past

Je bedrijf wordt per actief lid gefactureerd, niet per persoon op de lijst. Mensen uitnodigen kost je niets voor wie niet inlogt, en iemand verwijderen die stil is geworden verandert niets aan een rekening waar die persoon niet aan bijdroeg. Het volledige plaatje, inclusief het gratis plan en hoe gebruikers worden geteld, staat in Abonnementen en facturatie.