PDF's en tekeningen annoteren

Een tekening helpt pas als iedereen hetzelfde leest. Met Wyroo open je een PDF of tekening direct in de browser en markeer je hem: zet een pin op de plek die aandacht nodig heeft, teken een kader om een vlak, en schrijf er een korte notitie bij. Het hele team ziet dezelfde markeringen, kan erop reageren, en kan ze afvinken zodra ze geregeld zijn. Het is het digitale equivalent van met je vinger op een plan wijzen en zeggen: “dit stukje hier”.

Let op: Bestanden markeren zit achter een functie die we stap voor stap uitrollen. Het kan een preview op je account zijn, of nog niet aanstaan. Zie je het niet, dan is dat de reden.

Wat je hier kunt doen

Een markering op een tekening heet een annotatie. Bij elke annotatie hoort een korte notitie, en mensen kunnen erop reageren als een kleine reactie. Er zijn twee soorten markering:

• Een pin: één genummerde stip die je op één precieze plek zet. Handig voor “deze stopcontact zit verkeerd”.
• Een vlak: een kader dat je om een gebied tekent. Handig voor “deze hele muur moet opnieuw betegeld”.

Elke markering is genummerd zodat mensen ernaar kunnen verwijzen (“zie nummer 3”). Een markering is open (moet nog gebeuren) of opgelost (geregeld). Je kunt:

• Pins en vlakken toevoegen, met een notitie bij elke.
• Op een markering reageren zodat de bespreking op één plek blijft.
• Een markering oplossen als hij klaar is, en weer openen als hij terugkomt.
• Een markering verplaatsen, of een vlak van formaat veranderen, als hij op de verkeerde plek is beland.
• Van een markering een kaart op het board maken, zodat een bevinding bewaakt werk wordt.
• Een platgeslagen kopie van de tekening downloaden met alle markeringen en notities erop gestempeld.

Pins en vlakken worden opgeslagen als een deel van de pagina, niet als pixels, dus ze blijven op hun plek als je inzoomt of de tekening op een ander scherm opent.

Een tekening markeren

1. Open het bestand via het tabblad Bestanden van het project en kies om het te annoteren. De tekening opent paginavullend.
2. Om te zoomen gebruik je de zoomknoppen onderaan, of houd je Cmd (Mac) of Ctrl (Windows) ingedrukt en scroll je. Op een touchscreen knijp je om te zoomen. Sleep met één vinger of de muis om over een ingezoomde pagina te bewegen.
3. Gebruik de paginapijlen onderaan om tussen pagina’s te wisselen.
4. Om een pin te zetten klik je op het gereedschap Pin en daarna op de plek op de tekening.
5. Om een vlak te tekenen klik je op het gereedschap Vlak en sleep je vervolgens een kader om het gebied.
6. Er opent een notitiepaneel. Typ je notitie en sla hem op. Je kunt tekst vet of cursief maken, en een link toevoegen.

Een bestaande markering open je door erop te tikken. De notitie en eventuele reacties verschijnen in het zijpaneel.

Reageren en oplossen

1. Tik op een markering om de reactie te openen.
2. Wil je iets toevoegen, typ dan in het reactieveld onderaan en verstuur het.
3. Is het werk klaar, kies dan Oplossen. De markering verandert van blauw naar lime, zodat een opgelost punt makkelijk te onderscheiden is van een punt dat nog open staat.
4. Komt het probleem terug, open de markering dan opnieuw en kies Heropenen.

Wie een markering heeft gemaakt, en de beheerders van je bedrijf, kunnen hem verplaatsen, een vlak van formaat veranderen of verwijderen. Iedereen die aan het project mag bijdragen, kan markeringen toevoegen, reageren en oplossen.

Van een markering een kaart maken

Als een markering echt werk is dat opgevolgd moet worden, geef je het door aan het board zonder het over te typen.

1. Open de reactie van de markering.
2. Kies de optie om er een kaart van te maken (het kleine boardicoon bovenaan de reactie).
3. Er opent een kort formulier, vooraf ingevuld met de notitie als titel. Kies de kolom waar de kaart in moet komen, een type, en eventueel een toegewezen persoon en een of meer rollen.
4. Maak de kaart aan. Op de markering verschijnt een link terug, zodat je altijd van de tekening naar het werk kunt springen, en terug.

Zo wordt een gebrek dat je op een plan ziet een taak met een eigenaar. Meer over kaarten lees je in Werken met kaarten.

Hoe notities meegaan naar nieuwe versies

Markeringen horen bij de exacte versie van het bestand waarop ze zijn gemaakt, zodat een oude notitie nooit op een tekening belandt die intussen is veranderd.

Als je een nieuwe versie van een tekening uploadt, kopieert Wyroo de open markeringen (en hun reacties) mee naar de nieuwe versie, zodat de bespreking niet verloren gaat. Elke meegekopieerde markering krijgt het label nakijken, met een melding die je eraan herinnert hem te controleren. De reden is eenvoudig: de tekening kan zijn verschoven, dus een pin die eerst klopte, kan nu naar de verkeerde plek wijzen.

1. Open de nieuwe versie. Meegekopieerde markeringen tonen een oranje melding “positie controleren”.
2. Controleer elke markering tegen de nieuwe tekening.
3. Wijst hij nog naar de juiste plek, bevestig hem dan. Zo niet, sleep hem naar waar hij hoort, waarmee het label vanzelf verdwijnt.

Markeringen die al opgelost waren, gaan niet mee, want die waren klaar. Je kunt een oudere versie nog wel alleen-lezen openen om de markeringen en de geschiedenis terug te lezen.

Tip: Los markeringen op zodra je ze verhelpt, in plaats van ze te verwijderen. Een opgeloste markering blijft staan als bewijs van wat er aangekaart is en wie het heeft afgesloten. Dat is veel waard als iemand later vraagt: “hebben we dat ooit geregeld?”.

Tip: De gedownloade kopie met de markeringen erop is handig om naar iemand te sturen die niet in Wyroo zit, zoals een leverancier. Achteraan staat ook een genummerde lijst van alle notities.