Het board naar PDF exporteren

Niet iedereen op de bouwplaats wil een app openen. Soms heb je het werk op papier nodig: aan de muur van de bouwkeet, in handen van een onderaannemer, of als bijlage bij een mail naar de klant. Wyroo kan je board omzetten in een nette PDF (een printbaar document), zodat het plan met je meereist, ook waar geen bereik is.

Het board is je gedeelde takenlijst, opgedeeld in kolommen. Een kaart is een losse taak op dat board. Zijn die termen nieuw voor je? Begin dan bij Het board (Kanban) en Werken met kaarten.

Wat je hier kunt doen

De export maakt een eenmalige PDF van je board. Jij bepaalt wat erin komt:

• Kolommen: kies welke kolommen meegaan (laat bijvoorbeeld een kolom “Gereed” weg die je op papier niet nodig hebt).
• Groeperen: groepeer de kaarten op kolom of op rol, zodat het document gesorteerd is op de manier die de lezer past.
• Filters: beperk het tot één kaarttype, één rol of één persoon, zodat mensen alleen zien wat voor hen relevant is.
• Voltooide kaarten: neem afgeronde kaarten mee, of laat ze weg voor een schone “wat is er nog te doen”-momentopname.
• QR-codes: voeg op elke kaart een kleine vierkante streepjescode toe die, als je hem met een telefoon scant, die kaart online opent.

De PDF is licht voorzien van een huisstijl met je projectnaam en projectcode, de datum en tijd waarop hij is gemaakt, en een paginanummer op elke pagina. Elke kaart toont het nummer en de titel, plus wat de kaart verder heeft: aan wie hij is toegewezen, de rollen, de labels, de deadline en de voortgang van de subtaken (bijvoorbeeld “3/5”). Daaronder staat de omschrijving van de kaart, en wordt elke subtaak één voor één opgesomd, afgevinkt of niet, met de persoon aan wie hij is toegewezen.

Hoe je het board exporteert

1. Open het board van je project.
2. Kies Exporteer PDF.
3. Vink in het venster dat opent de Kolommen aan die je wilt. Standaard zijn alle actieve kolommen geselecteerd.
4. Kies bij Groeperen op voor Kolom of Rol.
5. Gebruik de filters Type, Rol en Toegewezen aan als je de lijst wilt inperken. Laat ze op Alle staan om alles mee te nemen.
6. Zet Inclusief voltooide kaarten aan als je afgerond werk in het document wilt.
7. Zet QR-code op elke kaart aan of uit. Dit staat standaard aan.
8. Kies Downloaden. Je browser bewaart de PDF, met je projectnaam als bestandsnaam.

Tip: de keuzes in dit venster staan los van de boardfilters die je misschien op het scherm hebt ingesteld. Zet ze hier precies zoals je wilt dat de PDF leest.

QR-codes gebruiken op de bouwplaats

Een QR-code is een kleine vierkante streepjescode die je met je telefooncamera scant. In de export staan er twee soorten:

• De board-QR bovenaan de eerste pagina opent het board online, met dezelfde filters als waarmee je hebt geëxporteerd. Scan hem om van papier terug naar het live board te springen.
• De QR per kaart opent die ene kaart. Geef een onderaannemer een geprint vel, laat hem de kaart scannen waaraan hij werkt, en hij komt er meteen op uit (zonder te zoeken).

Beide links zijn beveiligd met inloggen. Scant iemand die niet is ingelogd een code, dan ziet hij alleen het inlogscherm en verder niets. Zo lekt een uitdraai die op een bureau blijft liggen niets van je project.

Praktische tips

• Maak een gerichte uitdraai door te filteren op één rol of één persoon, zodat een vakman alleen zijn eigen taken krijgt.
• Groepeer op rol als het de lezer gaat om wie wat doet; groepeer op kolom als het gaat om de fase van het werk.
• Laat voltooide kaarten weg voor een snel “nog te doen”-vel, of neem ze mee als je een volledig overzicht nodig hebt.
• Exporteer wanneer je wilt opnieuw. De PDF is een momentopname van het moment dat je hem maakt, dus maak een verse zodra het board verder is.
• Lege kolommen worden automatisch overgeslagen, zodat het document compact blijft.

Wil je liever met het live board werken in plaats van met een uitdraai, zie dan de backlog en filters. Om de rollen in te stellen waarop je kunt groeperen en filteren, zie Rollen en verantwoordelijkheden.