Werken met kaarten

Een kaart is een los stukje werk op een board: een taak, een vraag, een beslissing die genomen moet worden, of een probleem dat opgelost moet worden. Het board is je gedeelde takenlijst, opgedeeld in kolommen waar je kaarten doorheen sleept terwijl het werk van “te doen” naar “klaar” schuift. Dit hoofdstuk gaat over de kaarten zelf: wat erop staat en wie wat mag wijzigen.

Ben je nieuw met het board? Begin dan eerst met het board-overzicht.

Wat er op een kaart staat

Elke kaart heeft een titel en een nummer (zoals OAK-42). Het nummer ligt vast zodra de kaart is gemaakt, zodat mensen ernaar kunnen verwijzen, ook als de titel later verandert. Daarnaast kan een kaart zoveel of zo weinig dragen als je nodig hebt:

• Een type, zodat je in een oogopslag ziet wat voor werk het is. Op een projectboard zijn de types Actie, Probleem, Beslissing, Optimalisatie en Documenten. Elk type heeft zijn eigen kleur en icoon.
• Een omschrijving, een langere notitie met ruimte voor vetgedrukte tekst, lijstjes en links.
• Een prioriteit: Kritiek, Hoog, Gemiddeld of Laag.
• Een toegewezen persoon: de ene persoon die verantwoordelijk is voor de kaart.
• Een startdatum en een deadline. Een kaart waarvan de deadline verstreken is, wordt als te laat gemarkeerd.
• Een epic: een manier om bij elkaar horende kaarten te groeperen (bijvoorbeeld “Keuken plaatsen”).
• Labels: kleine gekleurde labels die je op kaarten plakt om ze te markeren zoals je team dat wil.
• Rollen: de personen of functies waar een kaart mee te maken heeft (bijvoorbeeld de elektricien of de klant).
• Een ruimte: de kamer of zone waar de kaart bij hoort, als die aan een plek vastzit in plaats van aan het hele project.
• Subtaken: een checklist met kleinere stappen, met een voortgangsteller. Elke subtaak kan aan een persoon worden toegewezen.
• Bestanden en bijlagen: tekeningen en foto’s die aan de kaart gekoppeld of toegevoegd zijn.
• Reacties: het gesprek over de kaart.

Een kaart aanmaken

Er zijn twee snelle manieren om een kaart te maken.

Onderaan een kolom. Elke kolom op het board heeft onderaan een plusknop.

1. Open het board.
2. Klik op de plusknop onder de kolom waar het werk hoort.
3. Typ een titel en druk op Enter. De kaart verschijnt in die kolom, klaar om in te vullen.

Vanuit elke plek, met het snel-toevoegen-palet. Handig als je een idee krijgt terwijl je niet op het board bent.

1. Druk op Cmd+K (Mac) of Ctrl+K (Windows), waar je ook bent in Wyroo.
2. Typ een titel.
3. Kies het project waar de kaart bij hoort. Zit je al in een project, dan is dat al voor je gekozen.
4. Wijs de kaart eventueel aan iemand toe.
5. Bevestig. De nieuwe kaart belandt in de eerste kolom van het project, en een melding geeft je een directe link ernaartoe.

Tip: Houd titels kort en concreet. “Extra tegels bestellen voor de badkamer” leest in een oogopslag prettiger dan “Tegels”.

De details van een kaart invullen

Klik op een kaart om het detailpaneel te openen. De inhoud van het werk (de omschrijving en de subtaken) staat in het midden, en de eigenschappen van de kaart (status, prioriteit, toegewezen persoon, datums, epic, labels enzovoort) staan in een zijpaneel. Op een smal scherm vouwen de eigenschappen samen in een sectie Details die je kunt uitklappen.

De meeste velden bewaren zich zodra je ze wijzigt. Een klein “opgeslagen”-bericht bevestigt dat. Om een veld in te stellen of te wijzigen, klik je erop en kies je een waarde. Om een veld leeg te maken, gebruik je het wisknopje ervan.

Even over wie wat mag wijzigen:

• De titel en omschrijving zijn de geschreven inhoud van de kaart. Alleen degene die de kaart heeft aangemaakt en de beheerders van je bedrijf kunnen die wijzigen. Iedereen leest ze mee en werkt mee via reacties.
• De eigenschappen en subtaken kunnen gewijzigd worden door iedereen die bijdrager is op het project. Mensen met alleen-lezen-toegang zien alles, maar kunnen niets wijzigen.

Subtaken en voortgang

Subtaken zijn een eenvoudige checklist met kleinere stappen binnen een kaart. Ze zijn ideaal om “Keuken plaatsen” op te delen in de stappen die het werk afmaken.

1. Open de kaart.
2. Klik in de sectie Subtaken op subtaak toevoegen.
3. Typ de stap en druk op Enter. Hij wordt aan de lijst toegevoegd en het invoerveld maakt zich leeg voor de volgende.
4. Klik op het rondje naast een subtaak om hem als klaar te markeren. Klik nog eens om hem weer te openen.
5. Om iemand op een subtaak te zetten, klik je op het gestippelde personen-icoon op die regel en kies je een naam. Er is een zoekveld, handig als een project veel mensen heeft. Hun avatar verschijnt dan op de regel; ga er met je muis overheen om te zien wie het is. Om iemand er weer af te halen, open je hetzelfde menu en kies je niet toegewezen.
6. Om een subtaak te verwijderen, gebruik je het wisknopje op die regel.

Een badge laat zien hoeveel subtaken klaar zijn van het totaal (bijvoorbeeld 3/5). Diezelfde voortgangsteller is ook zichtbaar op de kaart op het board, zodat je ziet hoever een kaart is zonder hem te openen.

Bestanden, bijlagen en reacties

Je kunt afbeeldingen en documenten rechtstreeks aan een kaart toevoegen, en geplakte schermafbeeldingen worden automatisch als bijlage bewaard. Projectbestanden kun je ook aan een kaart koppelen (het bestand blijft in de bibliotheek, de kaart verwijst er alleen naar), zodat dezelfde tekening op meerdere kaarten kan verschijnen.

Reacties zijn waar het gesprek over een kaart plaatsvindt. Die komen in een eigen hoofdstuk aan bod: zie Reacties en vermeldingen.

Tip: Gebruik een toegewezen persoon en een deadline samen op de kaarten die ertoe doen. Wyroo gebruikt allebei om het meest urgente werk bovenaan te zetten, zodat een te late kaart met hoge prioriteit nooit ondersneeuwt.