Projectinstellingen

Elk project heeft een instellingenpagina waar je de basisgegevens bijhoudt: de naam, een korte code, een beschrijving en een omslagafbeelding. Als dit klopt, herkent iedereen in het project het in één oogopslag en blijven de kaartnummers netjes.

De onderdelen

Een project is de gedeelde werkplek voor één bouw- of interieurklus. Alles wat je eraan instelt staat onder Instellingen, in een lijst aan de linkerkant:

Onderdeel	Waar het over gaat
Projectgegevens	De naam, de projectcode, een beschrijving, het adres van de locatie en de omslagafbeelding.
Ruimtes	De kamers of zones binnen het project, zoals Keuken of Hal. Ruimtes hebben hun eigen korte handleiding.
Board-instellingen	De kolommen waar kaarten doorheen lopen, plus de labels, epics en rollen van het project.
Vergadertypen beheren	De soorten overleg die dit project kent. Alleen als vergaderingen aanstaan voor jouw werkplek.
Toegang	Wie van je eigen team dit project kan openen.
Project archiveren	Een afgeronde klus opbergen zonder iets te verwijderen.

Je ziet alleen de onderdelen die je mag gebruiken, dus jouw lijst kan korter zijn dan die hierboven.

Tip: De board-instellingen waren een aparte pagina die je vanaf het board opende. Het is nu een onderdeel hier, en het tabblad Board-instellingen op het board brengt je er nog steeds rechtstreeks naartoe. Oude links blijven werken.

Wie wat mag wijzigen

Projectinstellingen zijn voor mensen in het bedrijf dat eigenaar is van het project. Partners of klanten die je van buiten het bedrijf uitnodigt, zien ze helemaal niet: zij werken op het board en op de kaarten, niet aan de opzet van het project.

Binnen je eigen bedrijf zijn er drie niveaus:

• Projectgegevens en Ruimtes staan open voor iedereen die het project mag bewerken. De meeste teamleden mogen dat; leden met alleen-lezen toegang zien het project wel, maar kunnen de opzet niet wijzigen.
• Board-instellingen en Vergadertypen beheren vragen daarnaast om een abonnement dat in orde is. Staat de werkplek op alleen-lezen, dan kun je deze wel bekijken maar niet wijzigen, zodat je ziet wat er klaarstaat zodra de facturatie geregeld is.
• Toegang en Project archiveren zijn alleen voor bedrijfsbeheerders. Ben je geen beheerder, dan staan die twee niet in je lijst.

Hoe je de projectgegevens bewerkt

1. Open het project, ga naar Instellingen en kies Projectgegevens.
2. Werk de Naam bij.
3. Wijzig eventueel de Projectcode. Die moet uit vier tekens bestaan: een letter gevolgd door nog drie letters of cijfers (bijvoorbeeld B12A). Elke code moet uniek zijn binnen je werkplek. Bestaande kaarten houden het nummer dat ze al hebben; alleen nieuwe kaarten gebruiken de bijgewerkte code.
4. Pas de Beschrijving aan om een korte samenvatting van de klus toe te voegen.
5. Klik op Opslaan. Er verschijnt een korte bevestiging zodra de wijzigingen zijn opgeslagen.

Hoe je de projectafbeelding instelt of wijzigt

1. Zoek in het paneel Projectgegevens het gedeelte Projectafbeelding.
2. Sleep een bestand naar het uploadvak of klik erop om te bladeren. Je kunt een JPG-, PNG- of WebP-bestand tot 5 MB gebruiken.
3. Heeft het project al een afbeelding? Beweeg je muis erover en kies Afbeelding wijzigen om hem te vervangen, of Verwijderen om hem weg te halen.
4. Klik op Opslaan om de wijziging door te voeren. De afbeelding wordt pas bewaard als je opslaat.

Tip: Een duidelijke omslagafbeelding maakt een project makkelijk te herkennen in je projectlijst. Een render of een foto van de voorkant van het gebouw werkt goed.

Wie dit project kan openen

Onder Instellingen > Toegang. Standaard staat een project open voor iedereen in je bedrijf, en een nieuwe collega kan er vanaf dag een bij. Een beheerder kan het in plaats daarvan beperken tot een deel van het team.

Kies Een geselecteerd team en iedereen staat er eerst op; daarna zet je de mensen uit die er niet bij horen. Dat is bewust die kant op: negen van de tien projecten zijn het hele team, dus een paar namen weghalen gaat sneller dan een lijst opbouwen die je al had.

Een paar dingen om te weten:

• Beheerders houden altijd toegang, hoe de instelling ook staat. Anders zou een project onbereikbaar kunnen worden voor iedereen, zonder dat iemand dat nog kan terugdraaien. Hun schakelaar staat aan en kan niet uit.
• Uitgenodigde externe deelnemers vallen hierbuiten. Zij zijn met naam voor dit project uitgenodigd en houden hoe dan ook toegang.
• Er wordt niets opnieuw toegewezen. Heeft iemand nog open kaarten of een rol als je hem eraf haalt, dan zegt Wyroo dat met echte aantallen en laat het werk precies zoals het is. Die kaarten houden hun toegewezen persoon, grijs weergegeven op het bord met de melding dat diegene geen toegang meer heeft, zodat werk nooit stilletjes losgekoppeld raakt van wie het deed.
• Zet je de beperking uit en later weer aan, dan blijft het team dat je koos bewaard.
• Wie de toegang verliest, krijgt geen meldingen meer over het project en ziet het verdwijnen uit zijn projectenlijst en zoekresultaten. Heeft diegene het project op dat moment open staan, dan stuurt de pagina hem terug naar zijn projecten.

Je kunt deze keuze ook maken tijdens het aanmaken van een project, onderaan het scherm.

Hoe je een project archiveert

Bij archiveren verdwijnt een afgeronde klus uit je lijst met actieve projecten, zonder dat er iets wordt verwijderd. Je kunt het later weer terughalen.

1. Ga naar Instellingen > Project archiveren (alleen voor bedrijfsbeheerders, dus anders staat het onderdeel niet in je lijst).
2. Klik op Project archiveren.
3. Bevestig in het venster dat verschijnt.

Het project verdwijnt uit de lijst met actieve projecten en je komt terug bij je projecten. Om het weer te activeren, ga je naar Instellingen > Gearchiveerde projecten en zet je het terug.

Tips

• Houd de projectnaam kort en herkenbaar; hij komt overal terug waar het project in een lijst staat.
• Kies de projectcode vroeg. Hem later wijzigen hernummert bestaande kaarten niet, dus oude en nieuwe kaarten kunnen verschillende voorvoegsels krijgen.
• Archiveren is omkeerbaar, dus het is de veilige keuze als een klus afloopt maar je de historie misschien nog nodig hebt.

Wil je weten hoe kamers en zones binnen een project werken? Zie Ruimtes.