Boardinstellingen

In de boardinstellingen bepaal je hoe het board van een project werkt. Het is de ene plek waar je de kolommen instelt waar kaarten doorheen bewegen, en het knooppunt voor de labels, epics en rollen van het project. Dit stel je één keer in, aan het begin van een project, en pas je aan zodra je manier van werken verandert.

Is het board zelf nieuw voor je? Lees dan eerst het board-overzicht.

De board-instellingen zijn een onderdeel van de projectinstellingen, naast de projectgegevens, de ruimtes en wie het project mag openen. Je komt er op twee manieren: via Instellingen > Board-instellingen, of via het tabblad Board-instellingen boven aan het board, wat vaak dichter bij de hand is als je toch al naar de kolommen kijkt die je wilt wijzigen.

Dat tabblad verschijnt alleen als je het project mag beheren, dus het instellen van kolommen doet meestal een beheerder of projectmanager. Iedereen anders gebruikt gewoon het board zoals het al is ingericht.

Wat kolommen zijn

Een kolom is een verticale baan op het board die voor een fase van het werk staat. Een kaart staat in één kolom tegelijk, en je verplaatst een kaart van links naar rechts zodra de taak vordert. Een typisch bouw- of interieurproject begint met vier kolommen, klaar voor gebruik op het moment dat je het project aanmaakt:

• Te doen: werk dat nog niet is begonnen.
• In behandeling: werk waar nu aan gewerkt wordt.
• Controle: werk dat klaar is, maar wacht op een controle of akkoord.
• Gereed: werk dat af is.

Je mag deze gerust hernoemen, er meer toevoegen, de kolommen weghalen die je niet nodig hebt of ze in een andere volgorde zetten. Het board is van jou om in te richten zoals je team echt werkt.

De afsluitende kolom (“Gereed”)

Eén kolom is bijzonder: de afsluitende kolom, meestal “Gereed” genoemd. Wanneer je een kaart erin sleept, wordt de kaart als afgesloten gemarkeerd en verdwijnt hij van het actieve board naar de weergave Gereed, met een notitie van wie de kaart sloot en wanneer. Sleep de kaart er weer uit, of kies Naar backlog, om hem te heropenen.

Omdat het board erop rekent dat er één plek voor afgerond werk is, is de afsluitende kolom een systeemkolom. Je kunt hem niet verwijderen of uitschakelen, en hij neemt geen nieuwe kaarten aan via de knop Nieuwe kaart. Hij staat er altijd om afgerond werk op te vangen. Je kunt hem wel een naam en een kleur geven die bij je project passen.

Actieve en inactieve kolommen

Elke andere kolom heeft een aan/uit-schakelaar.

• Een actieve kolom staat op het board en kan kaarten bevatten.
• Een inactieve kolom is verborgen op het board. De kolom en alle instellingen blijven veilig bewaard, maar niemand ziet de baan totdat je hem weer aanzet.

Een kolom uitschakelen is een nette manier om een druk board te vereenvoudigen, of om een fase die je nog niet gebruikt even te parkeren, zonder hem kwijt te raken. De afsluitende kolom kun je niet uitschakelen, want het board heeft altijd een plek nodig waar afgerond werk terechtkomt.

Hoe je je kolommen instelt

Een kolom toevoegen

1. Open het board en ga naar Board-instellingen (of Instellingen > Board-instellingen vanaf elke plek in het project).
2. Kies in het onderdeel Kolommen voor Kolom toevoegen.
3. Typ een naam (minstens twee letters) en kies een kleur uit de stalen.
4. Sla op. De nieuwe kolom verschijnt achteraan, klaar voor kaarten.

Elke kolomnaam moet uniek zijn op het board. Probeer je er een toe te voegen die al bestaat, dan laat Wyroo dat weten en kies je een andere naam.

Een kolom hernoemen of de kleur wijzigen

Open het menu van de kolom (de drie puntjes) en kies Bewerken. Pas de naam of kleur aan en sla op. Je kunt ook dubbelklikken op een kolomregel om dezelfde editor te openen.

De kolommen herordenen

Sleep een kolom omhoog of omlaag aan het handvat (de kleine greep links op de regel). De volgorde die je instelt, is de volgorde van links naar rechts die kaarten op het board zien.

Een kolom aan- of uitzetten

Gebruik de schakelaar op de kolomregel. Uit verbergt de baan op het board; aan brengt hem terug.

Een kolom verwijderen

Open het menu van de kolom en kies Verwijderen, en bevestig. Een kolom kun je alleen verwijderen als hij leeg is: staan er nog kaarten in, dan vraagt Wyroo je die er eerst uit te halen, zodat er per ongeluk geen kaart verloren gaat. De afsluitende kolom kun je helemaal niet verwijderen.

Tip: Houd het aantal kolommen klein. Drie tot vijf duidelijke fases die iedereen begrijpt werken beter dan een lange rij die niemand bijhoudt.

Labels, epics en rollen

De boardinstellingen zijn ook de thuisbasis voor de rest van de boardinrichting van een project:

• Labels en epics: gekleurde tags en groepen met een naam waarmee je kaarten sorteert, groepeert en filtert. Zie Labels en epics.
• Rollen: wie er betrokken is en in welke hoedanigheid, van de architect tot de elektricien. Zie Rollen.

Je beheert dit allemaal op dezelfde pagina met boardinstellingen, zodat het inrichten van een nieuw project één stop is in plaats van meerdere.

Wie de boardinstellingen mag wijzigen

Boardinstellingen wijzigen kan alleen door leden van het bedrijf dat eigenaar is van het project en die het mogen beheren. In de praktijk zijn dat mensen in het eigenaarsteam met beheerrechten voor projecten. Uitgenodigde samenwerkers van andere bedrijven, en teamleden met alleen-lezentoegang, zien en gebruiken het board wel, maar zien het tabblad Board-instellingen niet en kunnen de kolommen, labels, epics of rollen niet wijzigen.

Is het abonnement van een bedrijf verlopen en staat de werkruimte op alleen-lezen, dan kun je de boardinstellingen pas weer wijzigen als de facturering weer in orde is, ook als je eigenaar bent. Het board zelf blijft leesbaar.