Rollen en verantwoordelijkheden

Bij een echt bouw- of interieurproject zijn veel mensen betrokken: een architect, een hoofdaannemer, een elektricien, de klant, en meer. Met rollen in Wyroo geef je die onderdelen een naam en leg je vast wie elk onderdeel invult. Zo ziet iedereen in één oogopslag wie waarvoor verantwoordelijk is, en houd je de juiste mensen op de hoogte zonder ze bij elk detail van het project te betrekken.

Een rol beantwoordt de vraag “wie doet dit werk?”. Dat is niet hetzelfde als toegangsrechten, die bepalen wat iemand mag zien en wijzigen in de app. Dat verschil leggen we hieronder uit.

Wat je hier kunt doen

• Rollen toevoegen aan een project (bijvoorbeeld architect, aannemer, elektricien).
• Mensen aan elke rol toewijzen. Dat kunnen teamleden zijn, projectsamenwerkers, of gewoon een e-mailadres van iemand die nog geen account heeft.
• Een rol een kort e-mailoverzicht sturen van de kaarten (taken) die hen aangaan. Dat e-mailbericht heet het roloverzicht.
• Een rol dempen zodat het geplande overzicht stopt, of meteen een update sturen wanneer je dat wilt.

Rollen vind je in de instellingen van het projectboard. Een rol kan ook bestaan zonder dat er al mensen in zitten. Dat is prima: het is een lege plek die je invult zodra je weet wie het werk doet.

Waar rollen vandaan komen

Rollen worden eerst één keer voor je hele bedrijf vastgelegd, zodat je ze niet bij elk project opnieuw hoeft in te typen. Een beheerder stelt ze in onder Instellingen, in de Rollencatalogus. Elke rol heeft een naam (zoals “Architect” of “Hoofdaannemer”), een kleur zodat hij opvalt op het board, en een optionele korte beschrijving van wat hij inhoudt.

Een rol kan worden gemarkeerd met “Toevoegen aan nieuwe projecten”. Zo gemarkeerde rollen vormen je standaardset en worden automatisch toegevoegd aan projecten die je aanmaakt. Bij een bestaand project haal je die standaardset binnen met de knop Standaardrollen toepassen.

Rollen toevoegen aan een project

1. Ga naar Instellingen > Board-instellingen (of het tabblad Board-instellingen op het board).
2. Zoek het onderdeel Rollen.
3. Kies Rollen toevoegen.
4. Vink één of meer rollen aan uit je bedrijfscatalogus. Je kunt er meerdere tegelijk toevoegen.
5. Bevestig. De rollen staan nu op het project, klaar om er mensen aan toe te wijzen.

Is je catalogus leeg? Dan verwijst de pagina je naar de Rollencatalogus, zodat een beheerder de eerste rollen kan aanmaken.

Mensen aan een rol toewijzen

1. Zoek in het onderdeel Rollen de rol die je wilt invullen.
2. Kies Leden beheren.
3. Voeg iemand met een account toe door diegene uit de lijst met teamleden en samenwerkers te kiezen en toe te voegen.
4. Voeg iemand zonder account toe via de contactoptie: vul hun e-mailadres in (en eventueel een naam). Ze krijgen alsnog het roloverzicht per e-mail, met een uitnodiging om een account aan te maken.
5. Herhaal dit voor iedereen in de rol. Iemand verwijderen doe je met de verwijderknop naast hun naam.

Tip: hoort het e-mailadres dat je invult al bij een Wyroo-gebruiker? Dan koppelt Wyroo dat account automatisch, zodat diegene de volledige ervaring in de app krijgt in plaats van alleen e-mail.

Bedrijfsbeheerders kunnen deze rollen ook rechtstreeks toewijzen vanaf de teampagina van een project: open de kaart van een teamlid, kies Rollen beheren en vink de rollen aan die ze vervullen. Kies je een rol die het project nog niet gebruikt, dan wordt die hier automatisch toegevoegd.

Hoe het roloverzicht werkt

Het roloverzicht is een korte e-mail met de open kaarten die aan een rol zijn gekoppeld: de titel van de kaart, in welke kolom hij staat en een eventuele deadline (kaarten die te laat zijn worden gemarkeerd). Het bevat nooit interne discussie of reacties, dus je kunt het veilig naar klanten en externe partners sturen.

• Mensen met een account krijgen een directe link naar het board, gefilterd op hun rol.
• Mensen zonder account krijgen diezelfde lijst plus een link om zich aan te melden.

Je regelt het overzicht op twee plekken:

1. Per rol. Het belpictogram naast een rol zet het geplande overzicht aan of uit. Een gedempte rol stuurt op het vaste schema niets.
2. Per persoon. Bij Leden beheren laat de bel naast elk lid die ene persoon zich afmelden, ook als de rol aanstaat.

Wil je meteen een update sturen? Gebruik dan de verzendknop naast een rol. Een handmatige verzending gaat ook uit als de rol gedempt is, maar respecteert altijd de afmelding van een persoon zelf. Wyroo laat je vóór het versturen zien om hoeveel mensen en hoeveel kaarten het gaat.

Rollen zijn geen toegangsrechten

Dit is het belangrijkste om te onthouden. Iemand in een rol zetten geeft die persoon geen toegang tot het project. Toegang regel je apart: zie Je team voor het uitnodigen van mensen en het bepalen van wie het project mag openen. Gebruik rollen om verantwoordelijkheid te beschrijven en mensen per e-mail op de hoogte te houden; gebruik toegangsinstellingen om te bepalen wie het werk echt mag openen en bewerken.

Tip: een contact met alleen een e-mailadres in een rol is een prima manier om een onderaannemer of klant op de hoogte te houden zonder ze een volledig account te geven. Zodra ze zover zijn, helpt de uitnodiging in hun overzicht ze op weg.