Klantupdates

Een klantupdate is een wekelijks statusrapport voor je opdrachtgever. In plaats van het elke vrijdag vanaf nul te schrijven, verzamel je het tijdens het werk: zodra een kaart het vermelden waard is, markeer je hem. Aan het einde van de week genereer je het rapport in drie korte stappen. Wyroo maakt van de gemarkeerde kaarten, je foto’s en je toelichting een net rapport dat je opdrachtgever in de browser opent of als PDF bewaart.

Kaarten markeren tijdens de week

Elk teamlid kan op elk moment een kaart markeren voor de volgende update:

• Klik met de rechtermuisknop op een kaart op het bord en kies In volgende update.
• Of open de kaart en zet In volgende update aan in de detailkolom.

Een gemarkeerde kaart toont een klein krantje in de hoek op het bord, zodat iedereen ziet wat er al verzameld is. Markeren verplaatst of verandert de kaart nooit; het zet hem alleen op de lijst voor het volgende rapport.

De Updates-tab

Elk project heeft een Updates-tab. Die toont twee dingen:

• De selectie voor de volgende update: de kaarten die tot nu toe gemarkeerd zijn. Je kunt hier een kaart verwijderen als die er niet meer bij hoort.
• Eerdere updates: elk eerder gegenereerd rapport, elk een vaste momentopname die je altijd opnieuw kunt openen.

Het rapport genereren

Klik op Update genereren op de Updates-tab. Er volgen drie stappen:

1. Controleer de selectie. Bekijk de gemarkeerde kaarten, verwijder of voeg er een toe, en geef elke kaart eventueel een regel toelichting voor je opdrachtgever. De AI kan deze regels voorstellen; je kunt elk woord aanpassen voordat er iets verstuurd wordt.
2. Foto’s en bijlagen. Upload voortgangsfoto’s of kies beelden die al in de projectbestanden staan. Je kunt ook documenten bijvoegen, bijvoorbeeld het actuele budgetoverzicht.
3. Toelichting. Schrijf een korte boodschap aan je opdrachtgever bovenaan het rapport, of laat de AI een voorstel maken op basis van het werk van die week. Ook hier: het is een voorstel, jij bepaalt wat er staat.

Zodra je genereert, staat het rapport vast. Het toont de cijfers van het bord, een grafiek van planning tegenover voortgang, de uitgelichte kaarten met hun toelichting, je foto’s, bijlagen en boodschap. Een latere wijziging op het bord verandert een bestaand rapport nooit.

Tip: de AI verstuurt nooit iets uit zichzelf. Elke voorgestelde tekst komt in een veld dat je kunt bewerken, en er bereikt je opdrachtgever niets totdat jij genereert.

Wat je opdrachtgever ontvangt

Elke gegenereerde update is beschikbaar in twee vormen, allebei met exact dezelfde vaste momentopname:

• Een webpagina achter een deellink. Je opdrachtgever opent die in de browser, zonder account of inloggen. Op de updatepagina kun je de link kopiëren, zien of en wanneer hij bekeken is, en hem op elk moment intrekken. Intrekken maakt de oude link definitief onbruikbaar; je kunt altijd een nieuwe maken.
• Een PDF, opgemaakt met je eigen logo en accentkleur (zie de gids over huisstijl), met de projectnaam en datum in de bestandsnaam. De PDF wordt ook automatisch opgeslagen in de projectbestanden, in een map Updates.

Wie kan wat

• Kaarten markeren kan iedereen die op het bord werkt, ook uitgenodigde partners.
• Een rapport genereren en de deellink beheren is voor teamleden van het bedrijf dat eigenaar is van het project. Leden met alleen leesrechten en externe partners kunnen niets naar je opdrachtgever publiceren.

Na elke gegenereerde update begint de selectie weer leeg, klaar voor volgende week.