Bestanden en documenten

Bij elk bouw- of interieurproject hoort een stapel documenten: plattegronden, offertes, foto’s van de bouwplaats, contracten, productbladen. Het bestandsbeheer houdt ze allemaal op een plek, gekoppeld aan het project, zodat de architect, de aannemer en de klant altijd naar dezelfde tekening kijken in plaats van naar drie verschillende versies verstopt in drie verschillende mailboxen.

Dit onderdeel zit achter een functievlag genaamd “files”, dus het kan nog een preview zijn en is misschien nog niet voor jouw account ingeschakeld. Zie je geen tabblad Bestanden op je project, dan is dat de reden.

Wat je hier kunt doen

• Elk soort bestand uploaden en bij het project bewaren.
• Bestanden in mappen ordenen, net als op je computer.
• Wisselen tussen een lijstweergave en een rasterweergave met miniaturen.
• Oudere versies van een bestand bewaren, zodat je altijd de vraag “is dit de laatste tekening?” kunt beantwoorden.
• Veelvoorkomende bestandstypen direct in je browser bekijken, zonder ze eerst te downloaden.
• In de hele bestandsbibliotheek van het project tegelijk zoeken.
• De belangrijkste documenten vastpinnen zodat ze altijd binnen een klik blijven.
• Een bestand veilig verwijderen: het gaat eerst naar de prullenbak, waar je het nog kunt terughalen.

Dit alles bereik je via het tabblad Bestanden op een project.

Bestandstypen

Je kunt alles uploaden. Het bestandsbeheer herkent de gangbare formaten en geeft elk een duidelijk pictogram en een kort label zodat je ze in een oogopslag herkent:

• Documenten: PDF, Word, platte tekst, Markdown.
• Rekenbladen: Excel, CSV, Numbers.
• Presentaties: PowerPoint, Keynote.
• Afbeeldingen: JPG, PNG, GIF, WebP, SVG, HEIC en meer.
• Audio en video.
• Archieven: ZIP, RAR, 7z.
• Bouwformaten: 2D-CAD (DWG, DXF), 3D-modellen (SKP, OBJ, STL) en BIM (IFC, RVT).

Elk bestand mag tot 150 MB groot zijn.

Bestanden uploaden

1. Open het tabblad Bestanden op je project.
2. Klik op Uploaden en kies een of meer bestanden. Je kunt bestanden ook rechtstreeks vanaf je computer naar de pagina slepen en daar neerzetten.
3. Wil je bestanden in een bepaalde map zetten, sleep ze dan op die map.

Een klein paneel rechtsonder toont de voortgang en telt je bestanden een voor een af. Je hoeft niet op de pagina te wachten terwijl het bezig is.

Tip: Bestanden die te groot zijn worden meteen gemeld en overgeslagen, zodat een grote sleepactie niet stilletjes mislukt.

Ordenen met mappen

1. Klik op Nieuwe map en geef hem een naam.
2. Open een map door erop te dubbelklikken. De rij links bovenaan (het kruimelpad) toont waar je bent en laat je weer een stap omhoog gaan.
3. Een bestand verplaats je door de regel op een map te slepen, of via het menu van het bestand (de drie puntjes) met Verplaatsen naar.

Je kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren (houd Cmd of Ctrl ingedrukt tijdens het klikken, of houd Shift ingedrukt om een reeks te kiezen) en ze daarna samen verplaatsen, downloaden of verwijderen.

Versies: altijd weten wat de laatste is

Wanneer je een nieuwe kopie uploadt van een bestand dat al bestaat, bewaart het bestandsbeheer de oude als versie in plaats van hem te overschrijven.

1. Sleep een nieuw bestand op de regel van een bestaand bestand. Je krijgt de vraag of het een nieuwe versie van dat bestand is of een aparte kopie.
2. Kies nieuwe versie. Het bestand behoudt zijn naam en geschiedenis, en een klein label (bijvoorbeeld v3) toont hoeveel versies het heeft.
3. Klik op dat label om de versiegeschiedenis te openen, waar je elke versie ziet en een oudere als de huidige kopie kunt terugzetten.

Is het nieuwe bestand byte voor byte gelijk aan het huidige, dan wordt het overgeslagen, zodat je nooit een zinloze dubbele versie opstapelt. Wanneer je een PDF met aantekeningen vervangt, kun je kiezen om die aantekeningen mee te nemen naar de nieuwe versie.

Delen, bekijken en koppelen

• Open een bestand om het te bekijken. Afbeeldingen, PDF’s, tekst, video en audio worden direct in de browser getoond. Alles wat dat niet is, krijgt een type-pictogram met de gegevens en een downloadknop.
• Je kunt een deellink maken om een bestand naar iemand buiten het project te sturen.
• Je kunt een bestand uit de bibliotheek aan een board-kaart koppelen, zodat een tekening vanaf meerdere kaarten kan worden gebruikt zonder hem opnieuw te uploaden. Zie Het board.

De prullenbak en herstellen

Een bestand verwijderen is veilig. Het verdwijnt niet meteen.

1. Verwijder een bestand via het menu, of selecteer er meerdere en gebruik de knop voor bulkverwijdering.
2. Het bestand gaat naar de Prullenbak, te zien aan een knop in de werkbalk met een teller.
3. Open de prullenbak om een bestand terug te zetten naar waar het stond.

Verwijderde bestanden blijven 90 dagen herstelbaar voordat ze definitief worden gewist. Projectmanagers kunnen een bestand eerder definitief verwijderen uit de prullenbak als dat nodig is.

Tip: Elk bestand houdt een activiteitenlog bij: wie het heeft geüpload, wie het heeft gewijzigd, wie het heeft verwijderd. Dit spoor blijft bestaan, ook nadat een bestand is verwijderd, zodat er altijd een registratie is.

Opslag

Elk lid van je bedrijf voegt 50 GB toe aan jullie gedeelde opslagruimte, zodat de ruimte meegroeit met je team. Kom je ooit dicht bij de limiet, dan vertelt een upload je hoeveel ruimte er nog over is in plaats van stilletjes te mislukken.