Je team en samenwerkers

Een bouw- of interieurproject is teamwerk. Wyroo brengt iedereen samen in dezelfde werkruimte: de mensen in je eigen bedrijf en de partners en klanten van buiten die je uitnodigt om mee te helpen. In dit hoofdstuk lees je wie een project mag zien en aanpassen, en hoe je mensen erbij haalt of weer verwijdert.

Twee soorten mensen op een project

Iemand kan op twee manieren deel uitmaken van een project.

Bedrijfsleden. Dit zijn de mensen binnen je eigen bedrijf die samen met jou Wyroo gebruiken. Ze loggen in en kunnen bij de projecten van het bedrijf. Wat ze precies mogen doen, hangt af van hun bedrijfsrol (ingesteld door een beheerder). Een project kan ook worden beperkt tot een deel van het team; dan staan alleen die mensen erop (zie Projectinstellingen).
Externe deelnemers. Dit zijn mensen van buiten je bedrijf: een klant, een architect, een aannemer, een leverancier. Je nodigt ze uit voor één specifiek project. Ze zien alleen dat project en verder niets van je bedrijf. Op de teampagina krijgen ze het label “Extern”, zodat je ze in één oogopslag herkent.

Samen vormen de bedrijfsleden en externe deelnemers het projectteam dat je op de teampagina van het project ziet. Die pagina toont de mensen die dit project daadwerkelijk kunnen openen, dus op een beperkt project zie je collega’s die eraf zijn gehaald er niet meer bij staan.

Bewerker of kijker: wat elk mag

Als je een externe deelnemer uitnodigt, kies je een van twee rollen. De rol bepaalt wat diegene mag doen op dat project.

Rol	Mag het project zien	Mag dingen aanpassen (kaarten, board, bestanden)
Bewerker	Ja	Ja
Kijker	Ja	Nee

In gewone taal:

Een kijker kan het project openen en alles lezen: het board, de kaarten (de taakkaartjes), de bestanden en de reacties. Een kijker kan geen kaarten verplaatsen, ze bewerken of het project wijzigen. Kijker is de veilige standaard voor een klant die alleen wil meekijken.
Een bewerker kan dat allemaal én aanpassingen doen: kaarten aanmaken en verplaatsen, hun details bewerken en bestanden toevoegen.

Bedrijfsleden werken op dezelfde manier via hun bedrijfsrol. Een lid met bewerkrechten kan het board aanpassen, een lid zonder die rechten ziet het wel maar past het niet aan. Meer over het board en kaarten lees je in het hoofdstuk board.

Tip: twijfel je, nodig iemand dan uit als kijker. Je kunt diegene later altijd bewerker maken door de persoon te verwijderen en opnieuw uit te nodigen met de nieuwe rol.

Een teamlid een projectrol geven

Naast wat iemand mag doen (bewerker of kijker hierboven), kun je vastleggen welk onderdeel diegene op het project vervult: architect, klant, hoofdaannemer, enzovoort. Dat zijn de rollen van het project, en die staan los van de toegangsrechten.

Ben je bedrijfsbeheerder, dan wijs je deze rollen toe aan iedereen in het team zonder de teampagina te verlaten:

Zoek de persoon op de teampagina.
Klik op Rollen beheren op hun kaart, of op Rol toevoegen als ze er nog geen hebben.
Vink de rollen aan die ze op dit project vervullen en klik op Opslaan.

Hun rollen verschijnen als gekleurde chips op hun kaart. Kies je een rol die het project nog niet gebruikt, dan wordt die automatisch toegevoegd, zodat je hem niet eerst hoeft in te stellen. Een rol verwijderen doe je door hetzelfde paneel te openen en de rol uit te vinken.

Alleen bedrijfsbeheerders kunnen rollen wijzigen; iedereen anders ziet de chips wel maar kan ze niet bewerken. Wil je de rollen aanmaken of hernoemen die je bedrijf gebruikt, zie dan het hoofdstuk rollen.

Iemand uitnodigen voor een project

Je hebt toestemming nodig om deelnemers uit te nodigen (je beheerder regelt dat).

Open het project en ga naar de teampagina.
Klik op Externe deelnemer uitnodigen.
Vul het e-mailadres van de persoon in.
Kies de rol: Bewerker of Kijker.
Klik op Uitnodiging versturen.

De persoon krijgt een e-mail met een link om mee te doen. Heeft diegene nog geen Wyroo-account, dan kan die er via de link meteen een aanmaken. Ze krijgen alleen toegang tot dat ene project.

Openstaande uitnodigingen

Een uitnodiging blijft “openstaand” totdat de persoon hem accepteert. Op de teampagina zie je alle openstaande uitnodigingen voor een project, inclusief wie elke uitnodiging heeft verstuurd en wanneer hij verloopt. Bij elke openstaande uitnodiging kun je:

De link kopiëren om hem op een andere manier te delen (bijvoorbeeld via chat), met de linkknop.
De uitnodiging opnieuw versturen als hij is kwijtgeraakt.
De uitnodiging intrekken als je niet meer wilt dat die persoon meedoet. Na het intrekken werkt de link niet meer.

Toegangsverzoeken

Soms komt iemand bij een project zonder uitnodiging: diegene volgt een kaartlink uit een gedeeld of geëxporteerd document en vraagt om mee te mogen doen. Dat is een toegangsverzoek.

Toegangsverzoeken verschijnen op de teampagina voor mensen die deelnemers mogen beheren. Bij elk verzoek zie je wie het vraagt en welk bericht diegene heeft achtergelaten. Daarna kun je:

Het verzoek goedkeuren en een rol kiezen (kijker of bewerker). Diegene wordt meteen deelnemer en krijgt een melding.
Het verzoek afwijzen als die persoon geen toegang hoort te krijgen.

Mensen verwijderen

Om een externe deelnemer te verwijderen, zoek je diegene op de teampagina en gebruik je de verwijderknop naast de naam. Ze verliezen meteen toegang tot het project.
Bedrijfsleden verwijder je hier niet. Die beheer je in de teaminstellingen van je bedrijf, omdat het verwijderen ervan elk project raakt, niet alleen dit ene.

Tip: een deelnemer verwijderen gaat direct en is omkeerbaar. Heb je de verkeerde persoon verwijderd, nodig diegene dan gewoon opnieuw uit.