Bestanden delen

Soms hebben mensen die een tekening, foto of offerte nodig hebben geen plek in het projectteam. Een leverancier, een bouwinspecteur, de partner van een klant. Met Wyroo deel je een enkel bestand, of een hele map, met mensen buiten het project via een veilige link. Zonder dat ze een account nodig hebben of toegang krijgen tot de rest van het project.

Dit hoort bij het bestandengedeelte van het project, dat op jouw account misschien nog een preview is of nog niet aanstaat. Zie je geen optie om te delen, dan komt die eraan.

Wat je hier kunt doen

Met delen geef je iemand buiten het project een veilige manier om een bestand of map te bekijken en te downloaden. Ze zien verder niets van het project en kunnen het bestand niet aanpassen. Jij houdt steeds de controle over de link.

Er zijn twee manieren om te delen, en je kunt ze allebei tegelijk gebruiken:

• Mensen uitnodigen per e-mail. Dit is de belangrijkste manier. Je typt een of meer e-mailadressen en Wyroo stuurt elke persoon een eigen, persoonlijke link. Je ziet wie de link heeft geopend en wie het bestand heeft gedownload. Dit is de veiligste keuze, want de link is gekoppeld aan die persoon.
• Een openbare link aanzetten. Dit is optioneel. Het maakt een link die iedereen die hem heeft kan openen, zonder uitnodiging. Handig als je een link in een chat of gesprek wilt plakken, maar minder privé, want iedereen aan wie de link wordt doorgestuurd kan hem ook openen.

Als je een map deelt, kan de persoon de map openen, in onderliggende mappen kijken en bestanden downloaden. Ze kunnen nooit “omhoog” of buiten de map die je hebt gedeeld komen, dus de rest van het project blijft privé.

Zo deel je met specifieke mensen

1. Open het onderdeel Bestanden van je project.
2. Zoek het bestand of de map die je wilt delen. Kies de actie Delen op die regel (het deel-icoon).
3. Typ in het venster een of meer e-mailadressen in het uitnodigingsveld. Je kunt er meteen meerdere plakken, gescheiden door spaties of komma’s.
4. Voeg eventueel een kort bericht toe, zodat de persoon weet wat hij ontvangt.
5. Kies Uitnodigingen versturen. Iedereen krijgt een e-mail in de huisstijl met een eigen persoonlijke link.

Na het uitnodigen verschijnt elke persoon in een lijst in het venster. Je ziet of iemand het bestand al heeft geopend en hoe vaak het is gedownload. Vanuit die lijst kun je iemand Opnieuw versturen (de e-mail opnieuw sturen) of Verwijderen, waarmee je alleen de link van die persoon afsluit.

Zo maak je een openbare link

1. Open het deelvenster voor het bestand of de map, zoals hierboven.
2. Zet Iedereen met de link kan openen aan.
3. Er verschijnt een link. Kies het kopieer-icoon om hem te kopiëren en plak hem waar je hem nodig hebt.

Zet je dit weer uit, dan wordt de share alleen-op-uitnodiging, dus de openbare link werkt niet meer terwijl de mensen die je hebt uitgenodigd hun link houden.

Een share veilig houden

Het deelvenster geeft je een paar instellingen. Die gelden voor iedereen met wie je deelt.

• Vervaldatum. Standaard stopt een share na 30 dagen met werken. Je kunt kiezen voor 7, 30 of 90 dagen, of “Geen vervaldatum”. Een kortere tijd is veiliger voor gevoelige bestanden.
• Wachtwoord. Je kunt een optioneel wachtwoord instellen. De persoon moet dat dan typen voordat hij kan bekijken of downloaden. Het wachtwoord wordt veilig bewaard (je krijgt het nooit terug te zien), dus geef het via een ander kanaal aan de ontvanger, bijvoorbeeld telefonisch of in een bericht.
• E-mail laten bevestigen. Staat dit aan, dan wordt een uitgenodigde persoon gevraagd het e-mailadres waarnaar je de link stuurde te bevestigen voordat hij het bestand kan bekijken. Daarmee heeft een doorgestuurde link voor iemand anders veel minder zin.
• Intrekken. Je kunt op elk moment Intrekken kiezen om de hele share uit te zetten. Elke link, openbaar en persoonlijk, stopt meteen met werken. Deel je hetzelfde bestand later opnieuw, dan maakt Wyroo een nieuwe link, zodat een oude, ingetrokken link nooit weer tot leven kan komen.

Tip: Combineer voor gevoelige zaken een korte vervaldatum met een wachtwoord en “E-mail laten bevestigen”. Elke laag is makkelijk toe te voegen en ze stapelen op elkaar.

Goed om te weten

• Een gedeeld bestand toont altijd de laatste versie. Upload je een nieuwe versie, dan blijft dezelfde link werken en toont hij het nieuwe bestand.
• Elk bestand of elke map heeft een actieve deellink tegelijk. Opnieuw delen vervangt de vorige.
• Ontvangers kunnen alleen bekijken en downloaden, nooit bewerken, en ze zien nooit de rest van je project.
• Op de regel van het bestand in de bibliotheek verschijnt een statuslabel, zodat je in een oogopslag ziet wat er is gedeeld en tot wanneer.